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Mieux réussir vos écrit professionnels ?

Mieux réussir vos écrits professionnels grâce à une démarche qui vous indique étape après étape comment procéder… Ça vous intéresse ?
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Indiquez-moi simplement votre nom et votre mail dans le formulaire juste sur votre droite. En retour, je vous enverrai le lien vous permettant d’accéder à ma vidéomap : « Comment rédiger un écrit de travail en 3 temps et 8 mouvements« .

Mais peut-être qu’avant de vous décider, vous avez envie d’en savoir plus ?
La présentation ci-dessous est pour vous !

 

Bien écrire au travail : pour réussir vos écrits professionnels, téléchargez gratuitement ma videomap "Bien écrire en 3 temps et 8 mouvements"

En fait, le lien est dans la colonne en haut à droite !
A bientôt !

 

 

De la complexité orthographique française

C’est l’actualité* sur cette fameuse dictée vieille de trente ans qui m’a inspiré le billet d’aujourd’hui. Et pour cause ! Les enfants ont commis 66 % de fautes en plus en 2015 (17,8 fautes) qu’en 1987 (10,7 fautes).

Pas de doute, le niveau des écoliers en orthographe baisse. Et, une partie d’entre-eux, devenus adultes, fera encore et toujours des fautes.

À leur décharge, et c’est un fait, l’orthographe française fait partie des plus complexes au monde.   La preuve :

La complexité du code orthographique français se résume en quelques chiffres… La langue française se parle au moyen de 33 sons. Il y a 26 lettres pour écrire les 33 sons. Et on observe plus de 140 manières d’utiliser les lettres pour transcrire les sons. Ajoutons à cela les lettres doubles et autres lettres muettes, au total il faut connaitre environ 5000 règles pour écrire le français sans fautes !

Source : « Le rapport à l’orthographe, qu’est-ce que c’est ? » de Jean-Pierre Sautot.

Mais comment et pourquoi une telle complexité ? J’ai voulu en savoir plus et ai fait quelques recherches sur le sujet. Je partage avec vous les étapes qui m’ont semblé particulièrement significatives pour expliquer la complexité de la langue française en général et de l’orthographe en particulier.

Complexité orthographique : la faute à l’histoire

La complexité de l’orthographe française, cela a à voir avec l’Histoire de France. En effet, la difficulté de l’orthographe française tient vraisemblablement au fait que le développement de la langue française a été en partie l’œuvre de groupes littéraires, comme la Pléiade ou encore d’institutions, comme l’Académie française.

Pourtant, le français est à l’origine une langue façonnée par l’usage. Si le latin avait été imposé par César, le vainqueur de la guerre des Gaules, cette langue s’est « fondue » dans des dialectes régionaux ; d’où son appellation de latin vulgaire.
Progressivement, au cours des siècles, le latin vulgaire est devenu la langue du peuple : le français en France, l’italien en Italie, l’espagnol en Espagne. Tandis que le latin d’origine, celui de Rome, était essentiellement pratiqué par les aristocrates et les religieux.
Cela dit, jusqu’au 15ème siècle, la langue française est faite d’une multitude de dialectes qui varient considérablement d’une région à une autre (langues d’oïl au Nord et langues d’oc  au Sud).

 

Première querelle orthographique, première victoire de la complexité orthographique

Longtemps, on a parlé français mais sans l’écrire. La langue écrite restait le latin.
Ce n’est qu’avec François 1er, en 1539, que la langue officielle devient le français ; le latin étant dès lors réservé à la religion. Le français devient obligatoire pour rédiger les actes administratifs et juridiques.
Mais le français « officiel » reste largement inspiré par le latin que l’on adapte avec force d’accents, d’apostrophe et de cédille.
Pourtant, des voix se sont élevées pour simplifier le français. Las, au terme de la première querelle de l’orthographe (de 1548 à 1554), les « Latins », partisans d’une orthographe étymologique l’emportent sur les « Modernes », défenseurs d’une orthographe phonologique.

Bien écrire au travail : pourquoi le français est si compliqué ?
Première grande grammaire du français (1550) que l’on doit à Louis Meigret, le premier défenseur de la réforme de l’orthographe française, qu’il entend mettre au service du grand public. Ses recherches visent la simplification de l’orthographe en l’accordant à la prononciation. Cette simplification ne verra jamais le jour.

Premiers écrits littéraires en français, deuxième victoire de la complexité orthographique

Dans le même temps, les poètes de la Pléiade (Renaissance, 1 550) choisissent d’écrire leurs œuvres dans la langue du peuple, le français en lieu et place du latin, qui était restée la langue des savoirs (et du pouvoir). Les poètes comme Pierre de Ronsard ou Joachim du Bellay écrivent certes de superbes textes, mais des textes littéraires.
En effet, trouvant le français trop pauvre, non seulement ils inventent des mots à partir du grec et du latin mais ils utilisent aussi des figures de style sophistiquées et recherchées, de type sonnet, élégie, épopée, épigramme, ode, etc. (je ne saurais vous en donner la définition : mes cours de français littéraire remontent vraiment à trop loin !).

Bref, une sophistication qui rend la langue écrite largement inaccessible pour la majorité de la population. Pour autant, ces poètes, vont, à la demande de François Ier,  participer au développement et à la standardisation du français.

 

Premier dictionnaire, victoire définitive de la complexité orthographique

En 1634, l’Académie Française a été créée avec pour mission de normaliser et de perfectionner la langue française. Pour cela, la première tâche des académiciens sera de composer un dictionnaire. Et du coup, ils optent pour l’orthographe étymologique, celle directement inspirée par le latin. Pour preuve, cette phrase que l’académicien Mezeray a écrite en 1673 :

La compagnie (Académie) déclare qu’elle désire suiure (suivre) l’ancienne orthographe qui distingue les gents de lettres d’auec (avec) les jgnorants (ignorants) et les simples femmes.

Tout est dit, ou plutôt écrit.
On tient là l’origine de l’élitisme de l’orthographe française. L’écriture du Dictionnaire de l’Académie française a fait du français une langue « académique », volontairement complexifiée afin que le français écrit permette à l’élite (l’aristocratie) de se distinguer du peuple grâce à la maîtrise de la graphie et de l’orthographe.

Aujourd’hui encore, des experts de la langue s’accordent à dire que l’orthographe est un véritable marqueur social (Lire à ce sujet, l’interview d’Alain Rey, lexicographe et rédacteur des dictionnaires Le Robert).

 

Pour surmonter la complexité : réapprendre l’orthographe

Les académiciens ont figé la langue dans un code, lui donnant une valeur officielle à ce point sacralisée en France que la faute d’orthographe cloue au pilori celui l’a faite.
Surtout dans le milieu professionnel, où « la faute » :

  • met en  cause la crédibilité de son auteur, et
  • met en péril l’image de l’entreprise au nom de laquelle il écrit.

Pourtant, des milliers de personnes n’ont pas accès à ce code qui implique nécessairement la maîtrise de l’orthographe, à la fois :

  • lexicale : orthographe des mots en dehors de tout contexte, et
  • grammaticale : orthographe qui concerne les transformations du mot selon son usage dans la phrase.

Et ce n’est pas près de s’arrêter si l’on en croit la dernière enquête de l’Éducation Nationale.

Mais l’orthographe n’est pas une fatalité. Chacun d’entre nous peut apprendre, à tout âge, à surmonter les principales difficultés du français afin de pouvoir écrire sereinement. Peut-être pas un roman de 400 pages mais sans aucun doute un mail, un courrier, une note de service ou un mémoire d’étude.

Il existe des méthodes alternatives au Bled, Bescherelle et autres ouvrages aussi savants que décourageants. Je vous en parlerai dans un prochain billet. D’ici là, n’hésitez pas à réagir à cet article.

Bien écrire au travail et orthographe

* Selon le rapport de la Direction de l’évaluation, de la prospective et de la performance (DEPP) rendu public en novembre 2016.

Un mail parti trop vite peut devenir un mail dangereux pour son auteur

Un mail, ça s’écrit vite et ça part encore plus vite… Sans possibilité de rattrapage. Pire, avec la fonction « transférer », il risque d’être multidiffusé « pour l’exemple ». La banalisation du mail est telle, qu’on oublie trop souvent qu’un mail trop vite expédié peut être un mail dangereux pour son auteur.

Ce billet montre comment en un clic, un mail rédigé dans l’énervement ou l’agacement a fait perdre une grande partie de la crédibilité de son auteur avant même que celui-ci ait fait quoi que ce soit.

Exemple d’un mail dangereux

Le contexte est le suivant.
Un formateur en écrit professionnel doit intervenir dans une filiale d’une entreprise. La direction de la formation a demandé au directeur de la filiale d’envoyer quelques exemples de documents mal écrits au formateur. L’idée était que ces écrits puissent être intégrés dans la formation au titre de matériau pédagogique.

L’échange de mails s’est fait en trois temps.
1. Le directeur de l’établissement a effectivement envoyé des éléments au formateur.

2. Voici le mail qu’il a reçu en réponse.

bien écrire au travail : un mail écrit dans l'émotion est un mail dangereux
Un mail sans phrases ni formules de politesse. Que reste-t-il de professionnel dans cet écrit ?

3. Et enfin, la réaction du directeur qui s’étonne de la réponse du formateur auprès de la responsable formation.

bien écrire au travail : un mail dangereux dont l'auteur est décribilisé par son destinataire
Et voilà comment le mail « ???? » a complètement mis en cause la légitimité de formateur. Celui-ci va devoir être particulièrement convaincant pour être crédible lors de son intervention !

 

Un mail qui remet sa crédibilité professionnelle en cause

Tout ça avant que la formation n’ait lieu.
Je vous laisse imaginer le « froid » qu’ont jeté ces laconiques mais colériques « ????? » sur ce directeur.
L’image du formateur est fortement endommagée. C’est normal : comment peut-on être formateur en écrits professionnels et écrire un mail de cette façon ?
De fait, aussi banal et courant soit-il, un mail est un écrit professionnel. Il doit donc en respecter les règles et les usages. La première règle étant de faire une phrase. Le premier usage étant de se montrer poli. Pour en savoir plus sur la rédaction d’un mail, vous pouvez aller ici et .

Pour en revenir à notre exemple, il semble évident que la perception qu’a désormais le directeur de la filiale est désormais négative. Autrement dit, le formateur va devoir être particulièrement bon et convaincant pour lui faire oublier ce mail malheureux.

 

Morale de l’histoire

Ne jamais écrire – et encore moins envoyer – un mail sous le coup de l’émotion. Une phrase mal tournée, du vocabulaire inapproprié, des signes rageurs… font un mail dangereux.  Le risque est alors réel que votre interlocuteur le prenne mal et vous déconsidère en retour.

Car comme le dit Robert Dantzer, dans son livre Les émotions (Éditions Que Sais-je, 2002)

Les émotions colorent nos réactions à l’environnement et influencent nos perceptions.

Ce qui aura comme conséquence immédiate une perte de confiance ou encore une perte de crédibilité. Avec au final une perte de « business » : un mail « émotif » est particulièrement dangereux si votre destinataire est un prospect ou un client…

Attention au message d’absence de votre messagerie mail !

Dans la suite des billets consacrés à la rédaction des mails (ici et ici), je m’intéresse aujourd’hui aux messages d’absence automatiques de nos messageries. Ces petits messages font partie des écrits de travail les plus modestes qui soient. Cependant, ils peuvent faire beaucoup de dégâts à l’image de leur auteur ou de son entreprise.

Configurer un message d’absence avant de partir en vacances ou en congés est un acte professionnel. En effet, ce mail envoyé automatiquement par le logiciel de messagerie (Gmail, Outlook, etc. le proposent) permet de :

  • Prévenir tous vos partenaires de votre absence,
  • Leur annoncer la date de votre retour de congés,
  • Laisser les coordonnées d’un collègue pour un cas d’urgence.

Bref, rédiger un message d’absence est un acte de communication professionnelle.

Alors, imaginez la tête de la responsable de formation qui envoie une convocation en bonne et due forme aux salariés de l’entreprise et qui reçoit cette réponse automatique :

 

bien écrire au travail : rédiger un message d'absence
Un message d’absence, certes bref et concis… mais à revoir tant sur le plan du fond (information inutile), du style trop familier que de la forme (majuscules, orthographe).

 

Visiblement, cette personne a écrit son message pour ses collègues de travail mais sans avoir pensé un instant que son message pourrait non seulement être lu par sa hiérarchie mais aussi par des partenaires externes de l’entreprise. Or, là, elle a tout faux :

  • La réponse automatique a été mal configurée : tout le monde, à l’interne ou à l’externe de l’entreprise la reçoit. Le message doit donc être adapté à tous les publics. Il est cependant possible, notamment avec Outlook, de configurer deux messages distincts. L’un en réponse à tous les mails venant du réseau interne et l’autre pour les mails venants de l’extérieur.
  • Le message comprend une information imprécise, et donc inutile. En effet, quel est l’intérêt du libellé : « je suis absente à partir de ce soir » ? On imagine bien que le destinataire qui va lire ce message aura bien du mal à dater ce « ce soir ».
  • Le ton du message est à la fois trop familier et trop désinvolte. Il révèle l’état d’esprit d’une salariée, tellement contente de partir en congés qu’elle en perd toute décence à l’égard de ses collègues. En clair : tant pis pour ceux qui restent et qui vont devoir gérer ses dossiers en son absence.
  • Les majuscules de début de phrases sont inexistantes et il y a une très grosse faute d’orthographe. De quoi renforcer l’idée que l’on a affaire à une salariée peu soucieuse de l’image qu’elle renvoie à ses collègues et partenaires.

L’activation d’un message automatique de sa boîte mail en cas d’absence est une véritable marque de professionnalisme.

 

Mieux vaut opter pour un message d’absence conventionnel

Activer son message d’absence est important. À défaut, vous passeriez pour quelqu’un de particulièrement négligent à l’égard de tous ceux qui essaieront vainement de vous joindre sans comprendre pourquoi vous ne leur répondez pas.

Cela dit, quitte à rédiger un message d’absence, autant respecter un style conventionnel.

Un message d’absence est un texte court et précis, qui doit contenir les informations suivantes :

  1. Je suis absent (e) de telle date à telle date.
  2. Je ne prendrai connaissance de votre message qu’à mon retour.
  3. En cas d’urgence (ou de nécessité), contacter M. xxxx suivi de l’adresse mail de la personne. Le mail est souvent préférable au numéro de téléphone, car il sera moins intrusif pour votre collègue.
  4. Signature (ou prénom et nom).

Noter que les formules de politesse, de type « Bonjour » et « Cordialement » ne sont pas nécessaires dans ce type de message.

Vous l’aurez vous-même constaté, un message d’absence ne présente aucune originalité particulière. Il est seulement efficace, c’est-à-dire utile pour celui qui va le lire.

Vous pouvez bien entendu choisir d’être efficace avec un message plus décalé, comprenant un trait d’humour ou une citation philosophique. Vous pouvez vous aider de ceux que j’ai lus ici. Très sympa, mais pas sûr que le monde de l’entreprise soit prêt à accepter des messages aussi insolites.

Un message d’absence est aussi un écrit de travail, et à ce titre, il reste une vitrine de l’entreprise.

 

Trop de majuscules rendent un écrit de travail difficile à lire

Il y a quelques jours, un collègue de travail m’a demandée de relire un écrit assez long. Je suis quelqu’un qui est habituée à lire, de ce fait, je lis assez vite. J’étais concentrée sur le texte mais pourtant, à un moment je me suis rendue compte que j’avais perdu le fil du raisonnement de l’auteur.
Est-ce que j’avais oublié de lire un passage ? En fait non. J’avais bien tout lu. Mais j’avais lu un passage très lentement, c’est-à-dire en me relisant beaucoup.
Or, plus on lit lentement, plus il est difficile de comprendre ce que l’on lit. Alors qu’au contraire, plus la reconnaissance des mots est facile, moins elle demande d’attention et plus le lecteur peut se concentrer sur le sens du texte.

Et pourquoi, avais-je ainsi ralenti ma lecture ? À cause des majuscules.

 

Les lettres minuscules sont plus faciles à lire que les majuscules

En fait, le problème était moins le fait qu’il y est des majuscules que celui que tout le paragraphe était écrit en majuscules. D’une manière générale, les minuscules sont plus faciles à lire que les majuscules.
En effet, les minuscules sont aidantes pour la lecture car elles fournissent des indices :

  • Les formes ascendantes (aussi appelées « hampes »),
  • Les formes descendantes,
  • Les accents,
  • Les points.

Autant d’éléments qui les rendent facilement reconnaissables pour un lecteur un peu entraîné.
Alors qu’avec les majuscules, l’œil distingue moins les caractéristiques des lettres, il envoie une information moins claire au cerveau qui met plus de temps à traiter l’information – et donc à l’accès au sens.

En effet, de façon inconsciente, beaucoup de lecteurs ne lisent que la partie supérieure des lignes. Cela est suffisant pour une lecture courante et rapide (ce qui exclut par exemple, les ouvrages scientifiques ou les textes juridiques).
Cette propension à lire plutôt le haut des lignes serait liée au fait que la communication interpersonnelle s’effectue par un échange d’informations venant du haut des personnes (le visage et plus particulièrement les yeux).

La preuve que l’on peut lire un texte uniquement à partir du haut des lettres :

Bien écrire au travail : On peut lire une phase même quand la partie basse des lettres est cachée.
On peut lire cette phase bien que la partie basse des lettres ait été cachée.

 

De fait, le haut des lettres donne trois fois plus d’informations que le bas des lettres. En effet, les accents sur le e, les points sur les i et les j, les apostrophes, la forme des lettres sont le plus souvent situés en haut des lettres.

La différence entre le haut et le bas des majuscules est beaucoup moins marquée : aucune partie ne dépasse en haut et en bas. C’est ce qui explique aussi qu’elles sont plus difficiles à lire que les minuscules.

Bien écrire au travail : il faut préférer les minuscules aux majuscules
En minuscules, les hampes, points et accents aident à discriminer les lettres les unes des autres. Au contraire, la forme d’un mot en majuscule est toujours identique : un rectangle dans lequel aucune lettre ne peut être distinguée d’une autre.

 

Trop de majuscules ralentissent la lecture

De plus, les majuscules prennent souvent plus de place sur une ligne. Celle-ci est plus longue à lire : il faut plus de sauts oculaires, ce qui ralentit la lecture. Comme je l’ai décrit dans un précédent billet, l’œil reste fixé une fraction de seconde sur un mot, puis sur un autre, etc. : ces fixations correspondent à une vision utile. C’est-à-dire que c’est au cours de ces fixations que sont extraites les informations du texte.

Pour aller d’un mot à l’autre et ainsi progresser dans là lecteur, l’œil effectue des saccades dont l’étendue est de 5 à 10 caractères en moyenne.

Si le texte est difficile à lire, l’œil doit revenir en arrière, autrement dit de la droite vers la gauche pour nous autres lecteurs français. La régression permet un retour à une information non comprise. Cette opération est coûteuse en temps pour le lecteur.

Un texte entièrement en majuscules est lu 13 à 20 % moins vite que le même texte en minuscules.

 

Bien écrire au travail : pas de texte en entier en majuscules
Cette affiche se trouve dans une rue passante d’une agglomération. À 50 km heure, son message est quasiment impossible à lire en entier. Trop de majuscules, avec en plus une mise en page tassée, ralentissent la lecture.

 

Une majuscule à chaque mot, ce n’est pas français

Illustration de ce que je veux dire avec cet extrait d’un mail que l’on m’a transmis :

Bien écrire au travail : pas de majuscule à chaque mot en français
Seules deux langues européennes ont des mots qui commencent par une majuscule… et le français n’en fait pas partie !

 

Seules deux langues européennes ont des mots qui commencent par une majuscule : l’allemand et le luxembourgeois. Dans un texte courant en langue française, seuls prennent une majuscule :

  • Les noms propres,
  • Le premier mot d’une phrase,
  • Le premier mot d’une citation,
  • Les mots composant un titre ou une fonction (Directeur Général, Responsable Informatique),
  • Le premier mot d’une liste à puces (comme celle que vous êtes en train de lire).

Cela ne vous étonnera pas, il y a d’autres cas, comme par exemple : la mer Morte, l’océan Indien, le Quartier Latin ou encore le Tour de France.

 

Une majuscule, ça s’accentue

Les accents sur les majuscules font partie des règles de la langue française. Et c’est une bonne chose, car cela permet une lecture rapide et une compréhension sans ambiguïté du texte.

  • LE NOMBRE DE DIPLOMES = Le nombre de diplômes ? Le nombre de diplômés ?
  • UN SITE ARCHIVE = Un site archive ? Un site archivé  ?
  • UN INTERNE TUE = Un interné tué? Un interne tué? Un interné tue? Un interne tue?
  • LA FIN DES RETRAITES = La fin des retraites  ? La fin des retraités ?

A bon entendeur…

Vous trouverez sur cette page de mon blog les principaux raccourcis pour accentuer les majuscules.

 

Écrire en majuscules, ça peut quand même être utile !

Cependant écrire un mot en majuscules à son utilité. Ainsi, dans un texte normalement écrit, c’est-à-dire :

  • En minuscules
  • Avec des majuscules bien placées et accentuées

Un mot entièrement écrit en majuscule va immanquablement attirer l’attention de votre lecteur. Encore que certains chercheurs ont montré que lorsqu’on a besoin de mettre en valeur un élément, il est plus approprié de « mettre en gras » qu’en majuscules. Mais dans les deux cas, c’est une bonne façon d’atteindre votre objectif de communication.

 

Pour conclure, utilisez les majuscules à bon escient : votre lecteur appréciera.

 

 

Comment écrire un mail qui montre que vous n’êtes pas un pro ?

Ce billet vient compléter celui que j’ai déjà écrit sur les e-mails en contexte professionnel. À noter qu’il m’a directement été inspiré par le commentaire d’une internaute. Merci à elle !

Écrire un mail professionnel est devenu un acte des plus banal.

Le mail, c’est tellement simple et facile qu’on en oublierait presque que c’est avant aussi un outil de communication professionnelle. Et qui dit outil de communication professionnel dit codes d’écriture à respecter. Le mail, derrière son apparence sympathique et conviviale, a le sien : un style d’écriture vif, clair, efficace… et conventionnel. Bref, professionnel.

Pourtant, on a rarement pris autant de liberté avec un écrit professionnel qu’avec l’e-mail. Si bien qu’oublie trop souvent que le non-respect des codes d’écriture d’un mail pointe, dans le meilleur des cas, notre amateurisme et dans le pire notre « je m’emfoutisme« .

Bien écrire au travail : comment écrire un mail
Partenaires externes comme collègues à l’interne : on « maile » plus vite qu’on ne téléphone.

 

Bien écrire un mail : 10 erreurs parmi les plus agaçantes en contexte de travail

1. Écrire uniquement dans l’objet du mail en laissant le corps du texte vide. Bien disposé, votre interlocuteur pensera à un oubli. Sinon, il pensera qu’il n’était pas vraiment destinataire.
Pour preuve, voir l’échange – authentique – ci-dessous.

 

entete-vide

2. Écrire le début du mail dans l’objet du mail et la fin dans le corps du texte. Au mieux, ça agacera le lecteur qui va être obligé d’ouvrir le mail pour avoir la suite de votre propos. Au pire votre lecteur pensera que vous ne connaissez pas la différence entre l’objet et le corps d’un texte (super-image de vous !).

3. Ne rien écrire dans l’objet du mail. C’est la quasi-certitude qu’il ne sera pas lu… Ou lu avec agacement puisque votre interlocuteur va être obligé de l’ouvrir pour en connaître la teneur.

4. Donner un objet de mail flou : « suite« , « news » qui n’apporte aucune information sur le sujet à traiter, et encore moins sur son importance ou son urgence.
Exemple :

Bien écrire au travail : comment écrire un mail efficace ?
Quel est la plus-value apportée par le titre de ce mail ?

 

5. Écrire URGENT même quand cela ne l’est pas. Si tous vos mails sont urgents sans discernement, votre crédibilité va en pâtir.

6. Utiliser des abréviations de type : cdt, amclt, bjr, Rdv, ns, vs, qqch, cad. À réserver aux SMS entre amis : ces abréviations sont une marque de désinvolture. De même, « A +  » est à réserver à des collègues dont vous êtes assez proches.

7. Zapper les mots et formules de politesse. Celles du début de message « Bonjour« , « Bonjour Monsieur », « Martin, »  ; et celles de la fin, de type : « je vous en remercie par avance« . Non seulement c’est discourtois mais c’est aussi oublier que le mail n’annihile pas les distances hiérarchiques.

8. Écrire un mail en majuscule. Une phrase entière écrite en majuscule est difficile à lire pour notre cerveau. De plus, selon la nétiquette, cela signifie que vous criez sur votre interlocuteur.

Bien ecrire au travail : comment rédiger un mail ?
Les majuscules dans un mail sont incompatibles avec la netiquette !

9. Écrire trop. D’une part, parce que le mail n’est pas un courrier (si vraiment vous devez rédiger un courrier, mettez-le en pièce jointe), et d’autre part parce que beaucoup de mails sont lus sur un smartphone. Au-delà de 30 caractères, il y a peu de chances d’être lu par un destinataire pressé.

10. Montrer vos émotions avec des expressions en gras / en rouge / souligné / des points d’exclamation. Leur usage pourra être ressenti comme une agression.

 

Bien écrire un mail : les 6 questions à se poser avant d’appuyer sur « envoi »

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  1. Ai-je vérifié le ou les noms des destinataires ? Ou est-ce que je me suis contenté d’un copier-coller ?

2. Ai-je vérifié que j’ai bien attaché la pièce jointe ? Un second mail intitulé « Et voici la pièce jointe »  ou pire « Oups ! La voici ! » laissent toujours une impression d’amateurisme.

3. Ai-je relu mon mail ? La mauvaise orthographe et les phrases nébuleuses font toujours mauvaise impression. Si c’est un mail externe, cela dénotera un manque de professionnalisme. Si c’est un mail interne, vous pouvez être sûr d’avoir un collègue qui vous en fera la remarque (ou qui la fera à vos autres collègues).

4. Ai-je précisé dans le corps du mail pourquoi je fais suivre (« forward« ) une conversation en reprenant tous les échanges de mails depuis le début ? Ou est-ce que je compte sur le fait que mon destinataire les relise tous pour le comprendre tout seul ? On peut toujours l’espérer (sauf évidemment, s’il s’agit d’un mail à haute portée stratégique).

5. Est-il nécessaire que je réponde « à tous » ? Surtout si mon mail de réponse ne concerne vraiment que l’expéditeur…

6. Est-il vraiment nécessaire que je mette des destinataires en « copie cachée« . Si par malchance, celui qui est en copie cachée répond « à tous », le ou les destinataires originaux découvriront l’existence de ce destinataire en copie cachée. Mauvais pour lui et mauvais pour l’image de l’émetteur. C’est-à-dire moi !  Je risque de passer pour celui qui « règle ses comptes en douce ».

 

La conclusion tient en un seul mot : attention. Les e-mails font certes partie de la routine quotidienne. Sauf qu’en contexte professionnel, cette routine peut avoir des conséquences ennuyeuses pour un émetteur peu attentif. Pourquoi ? Parce qu’une fois le mail envoyé, on perd tout contrôle sur le message ainsi que sur son processus de suivi. Ainsi, on ne sait jamais avec certitude à qui va être transféré un mail.

Sous sa facilité apparente, écrire un mail requiert de l’attention, car il reste un écrit professionnel. Autrement dit, un message dont on garde une trace.

Donc, avant de cliquer sur « envoyer » : s’arrêter, réfléchir, relire et vérifier.

Et avant de vous quitter…

Une autre façon pour ne pas donner l’image de quelqu’un de professionnel

Comme souvent, une illustration valant mille discours :
lambert

On rédige un mail professionnel en utilisant la charte graphique de son entreprise. S’il n’y en a pas, on utilise une police et une présentation standards. Inutile de viser l’originalité à tout prix… Au risque de passer pour quelque peu immature (comme ci-dessus).