Quel plan d’écriture pour un mail efficace ?

Le secret d’un mail professionnel efficace ? Un mail rédigé dans un style simple et efficace.
OK, une fois qu’on a dit ça, comment on s’y prend ? Je ne connais qu’une seule réponse : avec un plan d’écriture.

Eh oui. Aussi court soit-il, on n’écrit pas un mail comme on parle (c’est même fortement déconseillé en contexte professionnel). Mieux vaut l’écrire avec méthode. Et pour cela, rien de mieux qu’un plan d’écriture « spécial » mail.

« Spécial » parce qu’un corps de mail comprend une dizaine de lignes maximum : la majorité des plans de nos rédactions et dissertations appris à l’école ou à l’université sont inefficaces. Il faut utiliser un plan beaucoup plus direct.

Je partage dans ce billet, les trois plans que j’utilise le plus souvent en contexte professionnel.
Leur force, c’est la simplicité d’un schéma d’organisation des idées reproductible d’un mail à un autre. Attention cependant : il faudra peut-être opter pour un plan différent dans certains cas spécifiques de communication.

Comment ça marche ?

La rédaction d’un mail se fait en deux temps.

  1. Avant d’écrire, je prends le temps de poser la question : Pourquoi j’écris ce mail ? 
  2. Puis, en fonction de ma réponse à ce qui précède, je choisis mon plan.

Reprenons dans le détail.

Pourquoi j’écris ce mail ?

Pourquoi j’écris ce mail ? Qu’est-ce que j’en attends ? Ça, ce sont les premières questions que vous devez vous posez. Avant de rédiger quoi que ce soit. Car, on n’écrit jamais un mail professionnel pour rien : il y a nécessairement un objectif de communication derrière.

Et quand il y a un objectif de communication, il y a forcément une nature de relation spécifique entre entre l’émetteur  du mail et son(ses) destinataire(s).
Or, en contexte professionnel, cette relation sera asymétrique (lien hiérarchique ou encore un lien obligeant/obligé) ou symétrique (lien d’égal à égal). Ceci est important car, logiquement, on n’écrit pas à un collègue comme on écrit à son chef de service. Dans un même ordre d’idée, on n’écrit pas à son banquier de la même façon quand on est débiteur ou quand on a gagné 100 000 euros au loto !

Probablement qu’à la question « Pourquoi j’écris ce mail ?« , votre réponse sera, dans la majorité des cas, l’une des trois réponses suivantes :

  1. Je veux Demander quelque chose.
  2. Je veux Informer de quelque chose.
  3. Je veux Faire agir ou réagir à une interpellation / Obtenir une réaction.

Dans les deux premiers cas (demander / informer), l’émetteur ne s’attend pas à ce que le destinataire ait un avis à donner.
Au contraire dans le dernier, il attend une réaction, sous la forme d’une réponse (par retour de mail, souvent) ou bien d’une action spécifique que doit faire le destinataire.

Je demande quelque chose. J’attends que ma demande soit exécutée. Rien d’autre.
J’informe de quelque chose. Après, c’est à/aux destinataires de se saisir du message (ou pas).
Je veux faire agir ou réagir. Autrement dit, j’attends expressément une réponse/une réaction en retour.

 

Et si je ne veux ni informer, ni demander, ni faire agir ?

Si l’objectif de votre message n’est ni d’informer, ni de demander, ni de faire agir/réagir, posez-vous la question de savoir s’il ne serait pas plus judicieux d’utiliser plutôt un autre mode de communication.

Par exemple, si votre objectif est de convaincre votre interlocuteur avec un argumentaire détaillé ou bien de lui faire une recommandation stratégique, la note de synthèse ou le rapport seront certainement plus appropriés que le mail.
Le mail est, par nature, le mode de communication à privilégier quand il s’agit de transmettre un contenu court et simple (si besoin avec une pièce jointe).

 

Cas 1 : Je veux demander quelque chose

Le mail est alors utilisé pour demander (fermement) et même ordonner une action particulière dans un contexte où il y a une situation de force.
Par exemple, en entreprise, c’est la situation type quand une direction ou un responsable hiérarchique s’exprime. Ou encore dans le cadre d’une la relation client/fournisseur.

Plan à suivre : demande / justification
  • Demande

Dès la première ligne, indiquez ce que vous voulez obtenir : « Je demande… » ou de façon moins directe : « Vous voudrez bien… », ou « je vous remercie de bien vouloir… ». La formule à utiliser dépend de la relation que vous avez avec votre destinataire (on en revient toujours à la situation de communication).

Si votre demande porte sur l’application d’une décision qui a été prise, dites-le également dès la première phrase.

  • Justification

C’est un paragraphe qui en « raconte » un peu plus sur le pourquoi et/ou le comment qui vous ont amené à formuler cette demande. Comment en est-on arrivé là ? Qu’est ce qui justifie ce qui est demandé ?

En fonction du contexte (et encore une fois du rapport de force avec votre destinataire), la justification pourra être « zappée ».

 

  • Exemples

 

Cas 2 : Je veux informer mon (mes) destinataire (s) de quelque chose

Un mail peut être utilisé pour informer, autrement dit faire savoir quelque chose, porter des éléments à la connaissance du destinataire.

Plan à suivre : information/explication

Concrètement :

  • Information

L’information principale répond à la question : de quoi s’agit-il ? Elle doit être posée dès la première phrase, en une ou deux lignes. Pourquoi ? Tout simplement parce que les études statistiques montrent que c’est la seule phrase lue par 100 % des destinataires de mails.

  • Explications

Dans un second paragraphe, on peut donner des explications, qui en fait sont des informations d’ordre secondaire. Dans le contexte d’un mail purement informatif, elles seront utiles pour mieux faire comprendre le sens de l’information dispensée. Mais elles ne sont pas indispensables.

  • Exemples

Un mail peut parfois se suffire d’une information principale. Une fois de plus, tout dépend du contexte de communication et de la nature de la relation entre l’émetteur et de destinataire.
Le plan information/explication peut facilement rendu plus lisible avec une liste à puces.

 

 

Cas 3 : Je veux Obtenir une Réaction / J’interpelle pour faire réagir

Ce type de mail interpelle le destinataire afin de le faire agir ou réagir. Il vise alors à résoudre un problème ou à répondre à un besoin dans le contexte d’une situation particulière.
Il faut bien garder à l’esprit que l’objectif de ce type de mail est que le destinataire réponde à la demande dans le sens souhaité de l’expéditeur… D’où un plan un peu plus développé.

Car vous attendez une réponse ? Alors, autant encourager votre destinataire. Pour cela, il vaut mieux l’aider à comprendre ce dont il s’agit (voire à mesurer l’enjeu de la situation) en posant la situation de départ. Ce n’est qu’une fois la situation posée, que l’on formulera la question.

Plan à suivre : Fait générateur – action - complément d’information
  • Fait générateur

On décrit en une phrase le ou les faits générateurs à l’origine de l’information transmise par le mail. La situation de départ, celle à partir de laquelle il y a eu un problème ou bien celle qui suscite un besoin particulier.

  • Action

L’action, c’est ici l’action demandée. Qu’est-ce que vous attendez en retour ? Dites-le clairement et simplement, en une phrase.

  • Complément d’information

Ce sont quelques lignes qui viennent préciser le sens de l’action demandée : ce qui la justifie, les répercussions possibles, ou bien l’importance de l’enjeu liée à cette situation.
Ce paragraphe sur l’explication est facultatif : il est à lié au contexte de communication du mail (et encore une fois au rapport de force avec votre destinataire).

  • Exemples

Retenez qu’un plan reste un plan. Et qu’un plan autorise de la souplesse. Ainsi, on peut parfois avoir besoin de « fusionner » deux plans.

Dans l’exemple ci-dessous, le mail donne une information importante (changement de date). Puis il exprime une demande à laquelle il sera difficile de se soustraire (arriver à 9h00).

Maintenant, vous êtes maintenant parés pour écrire vos mails en suivant le mini-plan d’écriture adapté. Que ce soit le cas, ou pas, faites-le moi savoir ! Car, une méthode de travail peut toujours être améliorée.

 

 

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