Dans la suite des billets consacrés à la rédaction des mails (ici et ici), je m’intéresse aujourd’hui aux messages d’absence automatiques de nos messageries. Ces petits messages font partie des écrits de travail les plus modestes qui soient. Cependant, ils peuvent faire beaucoup de dégâts à l’image de leur auteur ou de son entreprise.

Configurer un message d’absence avant de partir en vacances ou en congés est un acte professionnel. En effet, ce mail envoyé automatiquement par le logiciel de messagerie (Gmail, Outlook, etc. le proposent) permet de :

• Prévenir tous vos partenaires de votre absence,
• Leur annoncer la date de votre retour de congés,
• Laisser les coordonnées d’un collègue pour un cas d’urgence.

Bref, rédiger un message d’absence est un acte de communication professionnelle.

Alors, imaginez la tête de la responsable de formation qui envoie une convocation en bonne et due forme aux salariés de l’entreprise et qui reçoit cette réponse automatique :

 

 

Visiblement, cette personne a écrit son message pour ses collègues de travail mais sans avoir pensé un instant que son message pourrait non seulement être lu par sa hiérarchie mais aussi par des partenaires externes de l’entreprise. Or, là, elle a tout faux :

• La réponse automatique a été mal configurée : tout le monde, à l’interne ou à l’externe de l’entreprise la reçoit. Le message doit donc être adapté à tous les publics. Il est cependant possible, notamment avec Outlook, de configurer deux messages distincts. L’un en réponse à tous les mails venant du réseau interne et l’autre pour les mails venants de l’extérieur.
• Le message comprend une information imprécise, et donc inutile. En effet, quel est l’intérêt du libellé : « je suis absente à partir de ce soir » ? On imagine bien que le destinataire qui va lire ce message aura bien du mal à dater ce « ce soir ».
• Le ton du message est à la fois trop familier et trop désinvolte. Il révèle l’état d’esprit d’une salariée, tellement contente de partir en congés qu’elle en perd toute décence à l’égard de ses collègues. En clair : tant pis pour ceux qui restent et qui vont devoir gérer ses dossiers en son absence.
• Les majuscules de début de phrases sont inexistantes et il y a une très grosse faute d’orthographe. De quoi renforcer l’idée que l’on a affaire à une salariée peu soucieuse de l’image qu’elle renvoie à ses collègues et partenaires.

L’activation d’un message automatique de sa boîte mail en cas d’absence est une véritable marque de professionnalisme.

 

Mieux vaut opter pour un message d’absence conventionnel

Activer son message d’absence est important. À défaut, vous passeriez pour quelqu’un de particulièrement négligent à l’égard de tous ceux qui essaieront vainement de vous joindre sans comprendre pourquoi vous ne leur répondez pas.

Cela dit, quitte à rédiger un message d’absence, autant respecter un style conventionnel.

Un message d’absence est un texte court et précis, qui doit contenir les informations suivantes :

1. Je suis absent (e) de telle date à telle date.
2. Je ne prendrai connaissance de votre message qu’à mon retour.
3. En cas d’urgence (ou de nécessité), contacter M. xxxx suivi de l’adresse mail de la personne. Le mail est souvent préférable au numéro de téléphone, car il sera moins intrusif pour votre collègue.
4. Signature (ou prénom et nom).

Noter que les formules de politesse, de type « Bonjour » et « Cordialement » ne sont pas nécessaires dans ce type de message.

Vous l’aurez vous-même constaté, un message d’absence ne présente aucune originalité particulière. Il est seulement efficace, c’est-à-dire utile pour celui qui va le lire.

Vous pouvez bien entendu choisir d’être efficace avec un message plus décalé, comprenant un trait d’humour ou une citation philosophique. Vous pouvez vous aider de ceux que j’ai lus ici. Très sympa, mais pas sûr que le monde de l’entreprise soit prêt à accepter des messages aussi insolites.

Un message d’absence est aussi un écrit de travail, et à ce titre, il reste une vitrine de l’entreprise.