Que doit-on écrire dans un mail ? Question récurrente à chaque fois que l’on se prépare à envoyer un mail.
Quelles informations y faire figurer pour ne pas dépasser la quinzaine de lignes recommandée ? Comment faire court et efficace ?
Réponse : utiliser la pyramide inversée
En effet, en règle générale, le modèle de rédaction dit de la pyramide inversée fonctionne bien avec un email.
Pourquoi ? Parce que le principe de la pyramide inversée est que l’information la plus importante en premier. Toutes les autres viennent après.
Or de nombreuses études montrent que la première phrase est la seule qui sera à coup sûr lue par votre destinataire. Les phrases suivantes, il ne les lira que s’il a le temps ou s’il est particulièrement intéressé par le sujet du mail. Autrement dit, le destinataire de votre mail apprécie sûrement un mail rédigé selon les principes de la pyramide inversée !
Comment ça marche ?
- L’information la plus importante est celle qui répond à la question QUOI ?
- Puis viennent QUAND ? et OÙ ?.
Dans un mail, les informations relatives au POURQUOI et au COMMENT sont parfois utiles, rarement indispensables.
L’information la plus importante est celle que vous voulez que votre destinataire retienne : le fait marquant, la conclusion ou les résultats obtenus. Tout ça doit figurer au début du mail, idéalement dans la première phrase, au minimum dans le premier paragraphe (évidemment sous réserve que celui-ci fasse deux ou trois lignes).
C’est donc contre-productif que de mettre des informations importantes à la fin d’un mail (évidemment, c’est encore plus contre-productif si ce message est long).
La pyramide inversée est à l’origine une technique d’écriture journalistique. Donner tout de suite le « message essentiel » est l’appât qui accroche le lecteur et lui fait lire le reste de l’article. Ensuite, les informations s’enchaînent par ordre décroissant d’importance. L’idée est que si ces informations ne sont pas lues, cela ne généra pas la compréhension du message essentiel.
Cela dit, la comparaison s’arrête là. Un article de presse est long, parfois très long. Ne soyez pas aussi ambitieux avec un mail. Car, par nature, un mail professionnel doit être suffisamment court pour être rapide à lire.
Deux exemples de mails écrits avec cette technique
Et pour en finir (pour le moment) avec les exemples …
Un autre exemple, mauvais celui-ci, d’un mail qui sera « mal » lu !
Pourquoi le mail sera mal lu ? Parce que la première phrase n’avait pas d’intérêt pour le destinataire (qui était tout à fait au courant des fortes chaleurs).
Le regard du destinataire a néanmoins été attiré par la liste à puce qu’il a balayé d’un regard. Avec une question à la clé : « Mais pourquoi, ils me disent ça ? ».
Le message essentiel (surligné en jaune) a été zappé : l’affiche n’a pas été affichée. Objectif de communication raté.
Voici une autre façon de dire la même chose.
Sauf que l’essentiel est dans la première phrase. Que le destinataire lise ou non la suite n’a finalement pas d’importance. L’essentiel est transmis : afficher la pièce jointe.
Ce qu’il faut retenir
De façon générale, en quelques lignes, votre mail doit :
- impérativement répondre à la question Quoi ? [De quoi s’agit-il ? Quels sont les faits ?]
- en fonction du message aux questions Quand ? [Date précise ou période] et/ou Où ? [Où se situe le sujet traité, où se passe l’événement]
- parfois aux questions Comment ? [quelles sont les circonstances, quel est le contexte de cet événement ?] et Pourquoi ? [quelles causes ont amené à cet « événement » ?]
Inutile de faire plus : un corps de mail doit faire une dizaine lignes (grand) maximum.