C’est ainsi : à notre époque, rares sont les journées où nous n’avons pas à écrire de mails professionnels. Ce qui ne veut pas dire qu’écrire un mail professionnel soit si facile. Il n’y a évidemment pas de recette miracle ; cependant, il y a effectivement des grandes règles à respecter pour écrire un mail professionnel réussi.
On n’écrit pas un mail comme on parle. Mais on ne l’écrit pas non plus comme un courrier d’entreprise. Donc, il y a un juste milieu à trouver entre l’absence de formalisme du premier et l’injonction au formalisme du second.
Pour faire simple, un mail professionnel réussi réunit trois grandes qualités :
- Il est courtois.
- Il est concis.
- Il est convaincant.
Ce billet est consacré aux codes de courtoisie propres aux mails. Les qualités de concision et de conviction feront l’objet de mes prochains billets.
Un mail courtois est un mail avec une formule d’appel au début et une formule de politesse à la fin.
L’une comme l’autre doivent être choisies en fonction du lien, du degré de connaissance qu’il y a entre l’émetteur et le destinataire. Le monde de l’entreprise est codifié. Plus il y a de distance hiérarchique ou d’enjeu, plus la formule est soutenue.
Pour vous aider, voici trois tableaux de synthèse sur le bon usage :
- Des formules d’appel
- Des formules de politesse
- De la signature
1.Formules d’appel d’un mail professionnel réussi
| Formule d’appel | À utiliser… |
| – Bonjour, | – Avec des personnes avec lesquelles vous n’avez pas particulièrement de lien mais que vous connaissez. C’est une formule très proche du langage parlé. Donc, à ne pas utiliser avec un interlocuteur que vous ne connaissez pas du tout. |
| – Bonjour à tous, | – Quand le mail comprend un grand nombre de destinataires et que le message est surtout informatif. |
| – Bonjour + prénom, | – Quand le destinataire est un collègue ou bien une personne avec laquelle vous échangez régulièrement |
| – Prénom | Quand il s’agit d’une personne que vous connaissez personnellement et avec laquelle vous êtes régulièrement en contact. |
| – Madame + nom,– Monsieur + nom, | Dans le cadre d’une relation très formelle avec quelqu’un que l’on ne connaît pas |
| – Madame,– Monsieur, | Également dans le cadre d’une relation formelle, quand on ne connaît pas le nom de votre destinataire. |
| – Madame, Monsieur, | Si vous ne savez pas si le destinataire est un homme ou une femme |
| – Monsieur le Directeur, Madame la Préfète, Monsieur le Maire, Madame la Vice-présidente de l’Agglomération | Quand le destinataire dispose d’un titre particulier et que c’est à ce titre que vous vous adressez. |
2. Formules de politesse d’un mail professionnel réussi
| Formule d’appel | À utiliser… |
| Cordialement | Formule adaptée à une très grande majorité des cas (sans risque mais qui pourra paraître un peu sèche). À utiliser pour un mail distribué à un grand nombre de personnes.Attention « Bien cordialement » traduit une proximité plus proche qu’avec « Cordialement ». Présente l’inconvénient d’être trop utilisé. Ici, des alternatives intéressantes. |
| Bien à vous | Quand vous connaissez le destinataire et que vous n’en n’êtes pas à votre premier échange. Signifie « à votre service » |
| Amitiés | Si vous connaissez vraiment bien le destinataire et que vous avez des contacts privilégiés. |
| Sincères salutations | Pour écrire à quelqu’un que l’on ne connaît pas ou que l’on n’a jamais rencontré.Formule consacrée pour les mails de candidature à la fin d’une lettre de motivation : « Recevez, Madame, Monsieur, mes sincères salutations« . |
| Cordiales salutations | Si vous connaissez peu votre interlocuteur, mais qu’il ne s’agit pas de votre premier échange. |
| Salutations respectueuses / Respectueusement | Quand vous ne connaissez pas personnellement ou s’il est d’un rang hiérarchique important |
| Salutations distinguées | Quand on est mécontent et que le mail est ouvertement froid |
3. Signatures à privilégier pour un mail professionnel réussi
| Formule d’appel | À utiliser… |
| Prénom | Entre personnes qui se connaissent |
| Prénom + nom de famille | Pour un échange plus formel |
| Bloc signature « entreprise » | Autant que possible, c’est une formule sans risque. |
La courtoisie, c’est aussi soigner son orthographe, en respectant les règles syntaxiques et grammaticales. Ne jamais perdre de vue que pour la majorité des lecteurs en situation professionnelle, les fautes d’orthographe traduisent un manque de respect. Ainsi, j’ai pu de nombreuses fois entendre des commentaires de type : « il aurait quand même pu se relire » (sous-entendu « je ne dois pas être suffisamment important pour lui »).
Ne manquez pas le prochain article : Un mail professionnel concis est un mail réussi.