La lettre professionnelle établit une relation formelle entre des interlocuteurs. C’est un écrit très courant, qui n’a en général qu’un seul objet. Une lettre professionnelle fait une, exceptionnellement deux pages.
Une concision qui a un avantage : une lettre professionnelle suit toujours le même plan … évidemment avec quelques variantes en fonction de son objectif. Cependant de la simple demande de renseignement à une candidature en passant par une réclamation ou un accusé réception, le plan de base de la lettre professionnelle reste le même.
Un plan qui fonctionne toujours : passé, présent, futur
Passé, présent, futur sont le triptyque du plan chronologique. Simple et efficace. Que vous écriviez pour questionner, informer, expliquer ou persuader votre lecteur, ce plan de lettre professionnelle sera toujours pertinent. Pourquoi ? Parce qu’il respecte un ordre logique.
Phase 1 du plan : le passé
Lorsqu’on écrit une lettre, c’est souvent parce qu’il s’est passé quelque chose avant :
- un courrier reçu
- une rencontre
- une visite
- un entretien téléphonique
… bref un « événement » (dont l’une des définitions est » un fait auquel aboutit une situation« ), en quelque sorte. L’objectif de cette première partie de la lettre est un rappel des éléments qui justifient l’envoi : le contexte ou des éléments décrivant la situation. Ce rappel des faits est en général contenu dans une seule phrase, idéalement construite en sous-phrases.
| – J’ai bien reçu votre lettre m’informant … – Nous accusons réception de …. – Vous nous avez fait part de … – L’annonce parue dans le journal XXX (référence n° 12345) a retenu mon attention – L’examen de votre compte fait apparaître … |
Pour les cas particuliers où il n’y a pas véritablement de passé, le premier paragraphe ressemble plutôt à une présentation de soi, de son établissement, de son action. Exemples :
- une demande de renseignement ou une proposition de service
| – Spécialistes de la sécurité, nous …. – Soucieux de rester au plus près de nos clients, nous avons lancé … – Nous avons l’immense plaisir de vous annoncer que nous avons réservé à nos clients … |
- une candidature spontanée (stage ou d’emploi)
| – Etudiant(e) en …………., je me permets de proposer ma candidature pour un stage à effectuer au seine de votre entreprise du XXXX au XXXX. – Titulaire du diplôme de … |
Dès ce premier paragraphe, le destinataire doit comprendre la situation ou le problème.
Phase 2 du plan : le présent
C’est cette situation du passé qui justifie que l’on écrit la lettre maintenant. Avec cette lettre, nous avons un (parfois plusieurs) objectif(s) : argumenter, informer, expliquer, questionner.
Cette partie « présent » pourra se résumer en une seule phrase ou bien être un véritable paragraphe, en fonction de la complexité de la situation.
| – La facture n°1234 en date du XX n’est pas réglée – Notre organisation présente également l’avantage de … – Nous sommes surpris que les travaux ne soient pas commencés, alors que la date convenue …. |
Phase 3 du plan : le futur
Cette partie fait état des conséquences à venir. Ainsi :
- soit on annonce ce que, nous, rédacteur du courrier allons faire,
| – Je vous expédie, ce jour, les éléments demandés – Nous allons procéder au remplacement à l’identique de … – Nous vous invitons à vous présenter au guichet |
- soit on exprime un souhait : on demande ou on encourage notre lecteur à agir ou réagir.
| – Nous vous invitons à vous présenter au guichet – C’est pourquoi, je vous demande de faire intervenir au plus vite votre expert afin de .. -Nous comptons sur votre diligence pour rétablir la situation |
L’objectif, qui est le véritable message de la lettre, peut – éventuellement – être appuyer par une argumentation :
| – Vous voudrez bien régulariser votre situation dans les meilleurs délais,[objectif] et ce, en conformité avec les dispositions tant générales que particulières de votre contrat. [argumentation] – Pouvez-vous faire le nécessaire pour que je sois livrée au plus tôt ? [objectif] Je vous rappelle qu’une livraison à la date convenue fait partie de vos conditions de vente.[argumentation] |
Toujours finir votre lettre professionnelle par une formule de politesse !
Une lettre professionnelle se termine toujours par une formule de politesse. En fait, il s’agit le plus souvent d’une double formule de politesse, avec :
- une expression, une formule de « pré-conclusion », qui fait la transition entre le corps de la lettre et la formule de politesse à proprement parlé. Le plus souvent, c’est une formule de courtoisie, qui apporte une touche de cordialité :
| – Nous vous remercions par avance de … – Nous vous prions de nous excuser pour ce contretemps – Je reste à votre disposition pour en échanger lors d’une rencontre – N’hésitez pas à nous contacter pour … – Nous espérons que cette offre répondra à vos attentes, et nous tenons à votre entière disposition pour toute information complémentaire. |
- une formule de politesse :
| – Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. – Nous vous prions de croire, Monsieur, à l’expression de nos sentiments les meilleurs. – Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées. |
Avantage du plan chronologique : (relative) simplicité de rédaction et simplicité de lecture. En revanche, il n’est pas adapté à des contenus complexes ou des documents longs.