Quatre règles pour un écrit de travail efficace

Et si bien écrire, c’était aussi appliquer quelques règles de base ? Aujourd’hui, je vous propose de voir ou revoir quatre règles d’un écrit de travail efficace.
Un texte de qualité, c’est un outil de travail efficace pour son destinataire. Celui-ci doit comprendre tout de suite en quoi il est concerné par le message. Pour cela, il doit pouvoir lire rapidement le texte et en comprendre facilement le sens.

Pour cela, il faut particulièrement respecter ces quatre règles d’un écrit de travail :

  1. Écrire correctement
  2. Écrire de façon concise
  3. Écrire simplement
  4. Écrire logiquement

Règle d’un écrit efficace N° 1 : écrire correctement

Un style clair respecte le code de communication commun à l’émetteur (vous, moi) et au destinataire (le lecteur). Ce code nécessite le respect de quatre critères :

  • La syntaxe c’est-à-dire l’ordre des mots et la construction des phrases (sujet, verbe, complément).
  • L’utilisation d’un vocabulaire adapté (pas de jargon) et d’usage courant. Les mots courants sont faciles à décoder. Plus le lecteur décode efficacement, plus il comprend ; plus il comprend, plus il est encouragé à lire.
  •  L’orthographe lexicale (celle de l’écriture des mots) et l’orthographe grammaticale (les accords qui permettent d’identifier clairement les fonctions des mots dans la phrase).
  • La ponctuation, aussi importante que l’organisation logique des éléments de la phrase.Ces petits signes sont autant de conventions qui facilitent la compréhension d’un texte : ils présentent, séparent, coupent, isolent des unités dans une phrase ou dans un texte (voir mon billet sur la ponctuation ici).
Bien écrire au travail : règle d'un écrit de travail.
De longues phrases rallongent les écrits. De quoi décourager le lecteur qui devra les lire par obligation professionnelle !

Règle d’un écrit efficace N° 2 : écrire concis

Un texte est concis lorsqu’il exprime une idée ou un ensemble d’idées en un minimum de mots. Les phrases longues sont indigestes pour le lecteur. Il s’agit donc :

  • d’éliminer les phrases entières qui n’apportent rien de nouveau, ou
  • de réduire une partie de la phrase en y substituant des mots inutiles.
Exemple Vous trouverez ci-joint une proposition d’améliorations qui pourront être apportées à notre chaîne de fabrication afin de faire baisser le nombre de produits avec défaut.
 Proposition de réécriture Vous trouverez ci-joint une proposition d’amélioration de notre chaîne de fabrication à des fins de diminution du nombre de produits avec défaut.

Une chose simple à faire pour « écrire concis » : éviter les formules banales et passe-partout.
A titre d’exemple, cette phrase que l’on trouve si souvent dans les courriers commerciaux et administratifs :

Formule à éviter Nous accusons réception de votre lettre du 8 courant, relative au dossier cité en référence [variante : dossier sus-référencé], dont le contenu a retenu toute notre attention.

Une phrase de ce type serait plus efficace :

 Proposition de réécriture « Pour faire suite à votre courrier du 8 courant, nous… »
suivi d’un verbe qui caractérisera l’action effectivement mise en place.

Un écrit de travail a toujours une finalité : contribuer à l’information ou à l’action du destinataire du message.

Rappelons que des phrases concises sont des phrases de 15 à 22 mots, soit le nombre optimal pour le processus de mémorisation inhérent à la lecture. En savoir plus.

Bien écrire au travail : règle d'un écrit de travail.

Règle d’un écrit efficace N° 3 : écrire simple

La simplicité est la qualité de ce qui est formé de peu d’éléments et est facile à comprendre. Respecter le principe d’une idée par phrase. Trop de divisions et de subdivisions à l’intérieur d’une phrase risquent d’embrouiller le lecteur. Une seule idée principale énoncée au moyen de plusieurs phrases simples permet la rédaction d’un paragraphe facile à comprendre.

  • Rédigez des phrases courtes. Je n’insiste pas, j’en ai déjà parlé ici et . Mais n’en faites pas une règle non négociable. On peut parfaitement positionner une phrase de 25 mots au milieu de phases plus courtes… À deux conditions : respecter le principe précédemment énoncé d’une idée – et une seule – par phrase et veiller à l’enchaînement logique des phrases en utilisant des mots de liaison par exemple.
  • Positionner un verbe conjugué dans chaque phrase. C’est le verbe conjugué qui donne un sens à la phrase. C’est pourquoi, un lecteur cherche toujours à repérer le verbe, qui lui permet de visualiser plus vite l’action.

Les phrases nominales de type : « quelle histoire pour une simple erreur de TVA ! » ou « Vous m’écrivez ne pas avoir reçu votre colis. Que c’est surprenant. En effet,… » sont ainsi à éviter : elles n’expriment pas une action mais traduisent une émotion. Or, le ton d’un écrit de travail doit rester factuel et objectif.

  • Laisser le verbe près de son sujet et de ses compléments. Pour cela, rien ne remplace la construction syntaxique : sujet + verbe + complément. En effet, placer les mots dans cet ordre facilite la compréhension du message car votre lecteur établit sans difficulté le rôle de chacun des mots : Quelle est l’action ? Qui fait l’action ? Comment se déroule l’action ?
  • Rapprochez le pronom relatif de son antécédent. Pour des raisons de clarté, l’antécédent doit en général précéder immédiatement le pronom relatif. Au contraire, un pronom relatif éloigné de son antécédent provoque de l’ambiguïté dans la lecture.

 

Exemple Je profite de ce courrier pour vous rappeler que le problème dans la commande de M. W est dû à mon remplaçant de l’époque, que nous avons dû résoudre à nos frais.

Le lecteur risque de devoir relire le passage pour être sûr d’avoir saisi à quel mot se rapporte le « que » de la proposition relative qu’il vient de lire (au problème dans la commande et non au remplaçant de l’époque).

  • Faites des paragraphes. Le paragraphe regroupe une à plusieurs phrases qui portent sur un même sujet, sur une même idée centrale. Il est porteur d’une unité de sens qui facilite la compréhension d’un écrit. Bien écrire au travail : règle d'un écrit de travail.

Règle d’un écrit efficace N° 4 : écrire un texte cohérent

La cohérence du texte favorise la compréhension du lecteur. Un écrit est cohérent quand le lecteur progresse dans un texte qui suit un ordre logique et sans contradiction.

  • L’ordre logique permet de ne pas perdre le lecteur dans votre écrit, de ne pas déranger sa concentration par des éléments qui ne se « suivent » pas. Utilisez pour cela des connecteurs. Ces mots de liaison assurent la cohésion du texte en indiquant de façon explicite les relations d’ordre logique entre les phrases.
Exemple Avec la grève des trains, les intervenants ont dû prendre leur voiture et sont arrivés en retard.

Une phrase de ce type serait plus efficace :

 Proposition de réécriture À cause de la grève des trains, les intervenants ont dû prendre leur voiture. Ils sont arrivés en retard si bien que la conférence a commencé à 15 h 00 au lieu de 14 h 00.

 

  • Toute contradiction nuit à la cohérence du texte. Produire un texte ce n’est pas additionner des phrases, il faut qu’elles soient liées entre-elles par des idées s’accordent entre elles. Les informations ne doivent pas être contradictoires d’une phrase à l’autre mais au contraire être en relation.
Exemple – Vous voudrez bien nous rapporter votre ordinateur pour un échange standard. Conformément à notre politique commerciale, nous vous remettrons un avoir du montant de votre achat, à valoir sur l’ensemble de notre magasin.

Il y a une contradiction manifeste entre les deux phrases. Que doit comprendre celui à qui s’adresse ce message : que le magasin va procéder à un échange standard (phrase 1) ou lui accorder un avoir  (phase 2) ?

 

Voilà. Je ne développe pas plus ces quatre principes d’écriture au travail : correction, simplicité, concision et cohérence. Chacune d’entre elles a fait l’objet de nombreuses recherches et je ne ferai pas l’injure à leurs auteurs de prétendre les résumer en un billet de blog.
Il reste que correction syntaxique et lexicale, simplicité, concision et cohérence font l’efficacité d’un écrit. Et cette efficacité témoigne de la compétence professionnelle de l’auteur de l’écrit. Dans un contexte professionnel, c’est bien ça l’essentiel. Qu’en pensez-vous ?

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