Alléger vos phrases : un impératif si vous écrivez des écrits de travail. Car ce sont des écrits de nature utilitaire. Leur raison d’être est de transmettre un contenu et d’atteindre un but « pratico-pratique », comme informer, instruire, expliquer, convaincre, faire agir, etc.
Les écrits de travail doivent être écrits dans un « langage » simple et clair de manière à ce que le lecteur auquel ils sont destinés puisse les lire et les comprendre facilement. Et la meilleure façon d’y arriver, c’est d’écrire des phrases courtes.
Plus une phrase est courte, plus elle est facilement lue et mieux elle est comprise par son lecteur. Ainsi, une phrase de 15 à 20 mots peut-être lue sans difficulté par la majorité des lecteurs non débutants.
Comment parvenir à cette simplicité ? Il faut parvenir à alléger vos phrases ! Voici 5 conseils pour y parvenir :
- Faire des phrases simples : sujet + verbe + complément.
- Exprimer une seule idée par phrase.
- Réduire le nombre des « qui, que ».
- Employez des mots simples, courants concrets et courts.
- Éliminez les mots inutiles ou superflus.
1. Faire des phrases simples : sujet + verbe + complément.
Cette règle du sujet + verbe + complément, on la connaît par cœur. Et pourtant, on aime toujours autant faire long et compliqué, histoire d’écrire une phrase prestigieuse ou littéraire. Erreur ! Un écrit de travail exige des phrases simples. Pourquoi ? Parce qu’avec la règle sujet + verbe + complément, le verbe est proche de son sujet : le lecteur accède très rapidement au sens de la phrase.
| Exemple (plutôt contre-exemple) | La tendance remarquée en 2014 sur l’augmentation de retraités soit à la recherche de travail pour acquérir tous leurs trimestres, soit à la recherche d’un emploi en complément de leur retraite s’est poursuivie en 2015. |
Ici, le sujet « la tendance remarquée en 2014 » et le verbe « s’est poursuivie » sont respectivement en début et fin d’une phrase longue de 35 mots.
Cette phrase a trop d’éléments : rapprocher le sujet du verbe n’est pas suffisant. D’où notre deuxième conseil : exprimer qu’une seule idée par phrase.
2. Exprimer une seule idée par phrase.
En clair : A chaque idée, sa phrase avec un sujet facilement repérable.
L’idée principale, c’est-à-dire l’essentiel du propos, est énoncée dans la première phrase, les suivantes viennent appuyer cette idée et la développer. L’ensemble constitue un même paragraphe.
Si on reprend la phrase de l’exemple ci-dessus :
- Idée principale : La tendance remarquée en 2014 sur l’augmentation de retraités s’est poursuivie en 2015.
- Idées secondaires qui viennent appuyer la principale : 1. des retraités sont à la recherche de travail /2. pour acquérir tous leurs trimestres ou en complément de leur retraite.
| Possibilité de réécriture (sans changement dans le style) | La tendance remarquée en 2014 sur l’augmentation de retraités s’est poursuivie en 2015. Ces retraités sont à la recherche de travail pour acquérir tous leurs trimestres ou bien pour compléter leur retraite. |
-> Les deux « nouvelles » phrases sont construites sous la forme sujet + verbe + complément. L’utilisation de « ou bien » vient alléger le « soit … soit », en supprimant au passage la répétition de « à la recherche de ».
3. Réduire le nombre des « qui, que ».
S’il y a beaucoup de « qui, que » à l’écrit, c’est tout simplement parce que nous les utilisons beaucoup à l’oral : ils permettent de marquer une micro-pause et de réfléchir à ce qu’on va dire. Mais, à l’écrit, les pronoms relatifs « qui, que » ont tendance à complexifier les phrases :
- ils se construisent avec des subordonnées. Conséquence : « qui, que » + subordonnée rallongent « mathématiquement » la longueur de la phrase ;
- ils rendent la compréhension du texte plus difficile ;
- et finalement, ils ralentissent la lecture (puisqu’il faut relire pour comprendre).
| Exemple 1 (extrait d’une note) | Une réflexion d’équipe amène à poser l’hypothèse que l’intégration dans une petite entité serait nécessaire. |
Dans cette phrase, « que » appelle un deuxième verbe conjugué. Ce qui alourdit la phrase.
| Proposition de réécriture | Une réflexion d’équipe pose l’hypothèse de la nécessité d’une intégration dans une petite entité. |
| Exemple 2 (extrait d’un compte rendu de réunion) | Le responsable de service fait savoir à la directrice les désagréments que causent aux jeunes salariés les horaires des entretiens et lui demande de réfléchir à des solutions plus adaptées pour que la collaboration entre les deux services puisse fonctionner au mieux. |
Cette phrase est lourde et donc difficile à comprendre à cause des propositions qui s’enchevêtrent les unes dans les autres.
| Proposition de réécriture | Le responsable de service expose à la directrice en quoi les horaires des entretiens causent des désagréments aux jeunes salariés. Il lui demande de réfléchir à des solutions plus adaptées pour que les deux services collaborent au mieux. |
| Exemple 3 (extrait d’un compte-rendu) | Martin a remis le dossier au père du jeune qui voulait absolument s’inscrire au club.. |
Cette phrase pose un problème : qui est qui ? Qui voulait s’inscrire ? Le père ou le jeune ? L’usage de pronoms relatifs ne permet pas de comprendre précisément la pensée du rédacteur.
| Proposition de réécriture | Martin a remis le dossier au père du jeune, lequel voulait absolument s’inscrire au club. |
Le « qui » n’est pas approprié, mais on ne peut pas le supprimer. Il suffit alors de le remplacer par « lequel » (lequel, laquelle, lesquels, lesquelles sont aussi des pronoms relatifs) et tout devient clair.
4. Employez des mots simples, courants concrets et courts.
Pour tous vos textes, préférez toujours (et dans cet ordre) :
- le mot simple au mot savant
- le mot concret au mot abstrait
- le mot court au mot long
Les mots simples ont un avantage : ils ont une forte probabilité d’être connus par la plupart des lecteurs. Ce qui n’est pas le cas des mots techniques ou « jargonnesques ». Ainsi, le texte gagne en clarté quand on écrit :
– « Notre organisation doit rendre compte de son activité tous les trois ans » plutôt que « Notre organisation doit s’acquitter d’une reddition de compte triennale ».
– « Malgré la fatigue, Monsieur X a repris son véhicule pour une dernière livraison » plutôt que « Nonobstant la fatigue, Monsieur X a repris son véhicule pour une dernière livraison ».
Un dernier exemple, mais cette fois-ci en image :
Les mots concrets (ceux qui désignent le monde physique perçu par les sens : nature, objets, êtres, animaux, sensations, action) permettent au lecteur de visualiser facilement ce qu’ils représentent. Par exemple :
– « trou » plutôt qu’ « anfractuosité »,
– « éliminer » plutôt qu’ « éradiquer »,
– « conséquence » plutôt que « corollaire »,
– « dur » plutôt qu’ « ardu ».
Les mots courts sont plus facilement lus et retenus par le lecteur. Ainsi, mieux vaut utiliser « trop » plutôt qu’« excessivement » ou « déçu » à la place de « désappointé ».
Ce sujet était déjà évoqué dans l’article « Pourquoi il faut préférer les mots courts et concrets », où il est dit qu’un mot court doit aussi pouvoir être compris par le plus grand nombre.
5. Éliminez les mots inutiles ou superflus.
Inutile d’en faire trop et de rallonger inutilement les phrases. La relecture attentive d’un écrit permet très facilement d’alléger les phrases en éliminant les détails superfétatoires superflus :
– « Il y a des décisions que je ne peux pas prendre seule » –> « Je ne peux pas prendre seules certaines décisions ».
– « On remarque également un découragement croissant de la part des demandeurs d’emploi du fait de ne pas obtenir de réponse à leurs candidatures ». -> « Les demandeurs d’emploi sont de plus en plus découragés car ils n’obtiennent pas de réponse à leurs candidatures ».
– « À la fin de l’année scolaire, une kermesse allait être organisée au sein de notre établissement » –> « Notre établissement va organiser une kermesse à la fin de l’année scolaire ».
– « Ce ne fut pas chose facile que de trouver un employeur » –> « Trouver un employeur a été difficile ».
Éliminer les mots inutiles donne de la concision au message que veut délivrer le rédacteur.