Savez-vous dans quel cas, il faut utiliser la rubrique CCi d’un mail professionnel ?
Avant de démarrer, petit détour par les rubriques d’un mail. Schématiquement, on trouve toujours les rubriques suivantes :
Quel que soit le fournisseur d’accès (orange, free, microsoft, google, etc), les entêtes de mail des destinataires sont toutes les mêmes (seules changent leur présentation et leur configuration):
- de = expéditeur
- A = destinataire pour action (pour plus de précisions, lire « Quel plan d’écriture pour un mail efficace ? »)
- Cc (pour Copie Carbone) = destinataire pour information (idem)
- CCi (pour Copie Carbone invisible) = destinataire pour information « masqué »
Copie carbone invisible, c’est quoi cette appellation ?
« Copie carbone » est un concept que peu de moins de 40 ans connaissent… C’était l’époque où le photocopieur n’avait pas encore été inventé et où la copie carbone était alors le seul moyen de conserver des doubles des lettres et documents importants.
Le papier carbone est une feuille de papier que l’on place entre deux autres feuilles, une au dessus et une autre au-dessous. Ce qui est écrit sur la feuille placée au-dessus est dupliqué sur la feuille au-dessous : le papier carbone, placé entre les deux, permettant de réaliser une copie simultanée du document original.
Si peu de personnes utilisent encore du papier carbone, les initiales qui le désignent font bel et bien partie de notre quotidien : Cc et Cci sont universellement utilisés dans les entêtes de mails.
À quoi sert le Cci ?
Comme son nom l’indique, la rubrique « Cci » permet de dissimuler à vos destinataires des rubriques « A » et « Cc » que vous avez envoyé une copie de « leur » mail à d’autres personnes.
Les autres, ce sont les destinataires dont les adresses figurent dans la rubrique « Cci ».
Ainsi :
- « De » et « Cci » ont accès aux destinataires figurant en A et en Cc.
- « À » et « Cc » verront le « De » mais pas les « Cci ».
Le Cci d’un mail, comment ça marche ?
Le mieux est une démonstration par l’exemple.
- Mail envoyé par « De »
- Mail reçu par « À » et « Cc »
- Mail reçu par le premier « Cci »
- Mail reçu par le second « Cci »
Vous l’aurez noté : les destinataires reçoivent le même mail, rubriques d’en-têtes y compris.
Les destinataires en Cci n’apparaissent jamais. Pour autant, ils reçoivent bien le mail. Mais une fois celui-ci distribué, c’est comme si la messagerie ne les avait jamais connu.
À retenir :
- Pour « A » et « Cc », les noms figurant dans « Cci » sont masqués. « De » et « Cc » sont visibles.
- Les noms figurant en « De », « A » et « Cc » sont visibles pour les destinataires en « Cci ».
- Les personnes en « Cci » ne sont jamais visibles.
Quand utiliser le Cci ?
On utilise le « Cci » dans toute situation où il est nécessaire de respecter la réglementation sur les données à caractère personnel.
Explication à l’aide d’un exemple.
Il s’agit d’un mail authentique, raison pour laquelle il est légèrement flouté. C’est un mail envoyé par un professionnel à plusieurs clients.
Avec ce mail, chaque destinataire récupère la liste de tous les autres destinataires.
Il est alors possible d’utiliser leurs adresses mails pour ses propres affaires (dans le cas d’un concurrent par exemple). Ou leur envoyer des spams. Ou vendre la liste.
Pour rappel, les entreprises, les administrations, les collectivités, tout comme les associations ont une obligation générale de sécurité et de confidentialité des données à caractère personnel.
Or, la Cnil considère que pour qu’une donnée ne soit plus considérée comme personnelle, elle doit être traitée de façon à rendre impossible l’identification de la personne concernée : c’est bien là tout l’intérêt de la rubrique Cci du mail.
À noter qu’une adresse mail professionnelle a le caractère d’une donnée personnelle. D’où l’intérêt de créer des listes de diffusion de type clients@mon-entreprise.com ou contacts@massociete.fr.
Ces adresses génériques sont des coordonnées de personnes morales.
Cci : une rubrique parfois à risques
Un autre usage courant du « Cci » est de permettre de discrètement associer quelqu’un à un message. Un petit exemple.
Le mail est adressé en clair aux lutins et en caché à « La mère Noël » et « le Père Fouettard ». Mettre ces derniers en Cci est une façon de les impliquer dans le message, voire de leur passer un message subliminal du style « gardez quand même un œil sur les lutins ».
Tout ça à l’insu des lutins, pour lesquels la rubrique Cci restera toujours masquée.
ATTENTION. Ce type de message (c’est-à-dire avec un ou des destinataires en Cci) comporte toujours un risque. Celui d’une mauvaise manipulation du destinataire masqué.
Imaginons que le père Fouettard fasse la réponse suivante :
S’il clique sur « Répondre à », c’est le père Noël seul qui recevra le message. Pas de problème.
En revanche, s’il clique sur « Répondre à tous », non seulement le père Noël aura le message mais les lutins l’auront aussi.
Dans ce cas de figure, vous imaginez les dégâts en termes de cohésion d’équipe. Découvrir ainsi que votre n +1 ne vous fait pas confiance et que votre DRH a pointé le caractère d’un de vos collègues…
Toute ressemblance avec une situation professionnelle ayant existé n’est pas une pure coïncidence !
Pour en finir avec cet exemple de Noël : même en cas de « Répondre à tous », la mère Noël (en CCi) ne sera pas destinataire de la réponse du Père Fouettard.
En effet, quand on reçoit un mail adressé en clair à deux personnes et avec deux autres en copie cachée, et qu’on clique sur « Répondre à tous », seuls les destinataires en clair reçoivent la réponse.
Conclusion
La rubrique Cci d’un mail est à utiliser :
- avec discernement quand il faut respecter des données personnelles des destinataires.
- avec modération quand il s’agit « seulement » de cacher que le mail a été envoyé à d’autres destinataires que ceux qui s’affichent en A et Cc.
Bonus : un très bon exemple de mail de Cci
Eric a pris soin d’envoyer sa carte de vœux en Cci afin que chacun reçoive uniquement le mail à son nom. Sentiment d’être unique et discrétion assurée à l’égard des autres destinataires.
Dans la rubrique « Destinataire », Eric a inscrit une de ses adresse mail. En effet, en fonction de la messagerie utilisée, un mail comportant uniquement des adresses en Cci ne sera pas distribué. Pour y pallier, il suffit de compléter la rubrique « À » avec sa propre adresse mail : on s’envoie le mail à soi-même… ce qui permet par ailleurs de vérifier l’état du mail à réception !