3 erreurs à vraiment éviter dans un texte professionnel

Il est des erreurs à ne pas faire dans un écrit professionnel. En effet, l’écriture en contexte de travail nécessite de toujours respecter les codes de la communication écrite.

Écrire au travail implique de respecter un certain nombre de convenances. Les convenances sont un code de communication que l’on retrouve dans de nombreux écrits professionnels, y compris les plus brefs (e-mail par exemple).

Parfois on se pose la question de savoir si continuer à respecter ces convenances est bien utile. Ne vous posez plus la question ! La réponse est oui, oui et oui.

Prenons l’exemple de la formule de politesse qui conclut un courrier. Si elle est présente, votre lecteur ne la lira sans doute pas. Mais si votre courrier n’en contient pas, votre lecteur va immanquablement le remarquer. Or, il y a fort à parier que si vous avez pris la peine de rédiger un écrit professionnel, ce n’est sûrement pas pour attirer l’attention de votre interlocuteur sur vos manquements aux codes de l’écrit.

Souvenez-vous toujours que votre lecteur est en situation professionnelle (sinon, pourquoi prendrait-il la peine de vous lire ?). Il s’attend donc à un écrit rédigé selon les codes de la communication écrite professionnelle en vigueur, comme :

• la correction de la langue écrite : syntaxe, orthographe, ponctuation, accentuation,
• les règles de présentation liées à la nature de l’écrit (par exemple, un courrier, une note de service, un compte-rendu ont chacun des règles de présentation spécifiques).

Une vigilance particulière doit être accordée aux trois manquements les plus fréquents en matière de code de communication écrite : l’emploi des majuscules, les abréviations de Monsieur / Madame (surtout Monsieur, en fait) et la formule de politesse.

1^ère erreur à éviter : le mauvais emploi des majuscules

On sait tous que l’on met une majuscule en début de phrase ou après un point, mais après les points d’interrogation, d’exclamation, de suspension ? Deux cas de figure :

• si le point d’interrogation ou d’exclamation marque la fin de la phrase : le mot qui suit prend une majuscule ;
• si l’interrogation ou l’exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont considérés comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d’une minuscule.

Pour en savoir plus sur les règles de ponctuation, lire aussi l’article : un espace c’est avant ou après le signe de ponctuation ?

Autres cas fréquents d’erreurs :

• Les jours de la semaine et les mois mais aussi les langues (j’écris le français) et les adjectifs qui renvoient à une nationalité  (le peuple français) prennent une minuscule.
• Les sigles s’écrivent toujours une majuscule (SNCF) au contraire des acronymes (Unesco).

Pour d’autres exemples, consulter : Le guide complet de l’usage des majuscules en français sur le site LaLangueFrancaise.com

2^ème erreur à éviter : les abréviations erronées de Monsieur et Madame

• Monsieur, c’est M. et non Mr comme on le voit beaucoup (Mr est l’abréviation de Mister).
• Madame, c’est Mme.
• Quant au « mademoiselle », inutile de l’utiliser : le terme désuet, surtout depuis que l’administration y a renoncé.

3^ème erreur à éviter : les formules de politesse inadaptées

La formule serait, dans l’idéal, à varier en fonction de la qualité de votre destinataire. Un conseil : optez pour des formules sans risque !
La plus passe-partout, ni trop guindée, ni trop familière : « Je vous prie d’agréer, ……., mes salutations les plus respectueuses ». On peut remplacer « mes salutations les plus respectueuses » par « l’assurance de mes salutations distinguées ».

Quelques erreurs à éviter :

• La formule « Je vous pris d’agréer, …, l’expression des mes meilleurs sentiments » est très utilisée. Mais, traditionnellement, une femme n’adresse pas de sentiments à un homme. Donc, à éviter.
  
• On exprime des sentiments et non des salutations. Retenez que « l’expression de » et « l’assurance de » doivent être suivis d’un nom désignant un sentiment, soit « sentiments distingués » ou  » parfaite considération ».
  Oubliez donc la formule « veuillez agréer l’expression de mes sincères salutations » qui n’est pas valide.
  
• A réserver à un usage entre égaux, toutes les formules commençant par un verbe comme « Acceptez … », « Agréez… ».
  Exemple :  « Recevez, Monsieur/Madame, l’expression de mes cordiales salutations ».
  Si vous vous adressez à quelqu’un d’un rang hiérarchique plus élevé que le vôtre, vous devez opter pour la formule de type : « Je vous prie de bien vouloir agréer / accepter / recevoir  mes respectueuses salutations  » ou plus déférent : « Je vous prie de croire, Monsieur, à l’expression de nos sentiments respectueux ».
  
• le « Cordialement » ou « Respectueusement » sont à usage exclusif de la correspondance par e-mails. Pour le reste, ce serait une grossière erreur de les utiliser.

Pour finir, une conclusion bien connue mais à éviter : « Vous en souhaitant bonne réception,
Nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées ».
Cette formulation n’est pas correcte. En effet, débuter une phrase, la suspendre puis aller à la ligne pour écrire une nouvelle phrase avec une majuscule est une construction qui n’existe pas.

En panne d’inspiration, rendez-vous sur le site des formules de politesse.

Vous l’aurez compris, un rédacteur doit respecter les contraintes de formes conventionnelles pour rendre son message acceptable par le destinataire.