Que vous soyez du genre à manquer des échéances, à rater un rendez-vous ou à commettre des erreurs, savoir comment s’excuser par e-mail est une compétence essentielle pour éviter de saboter votre réputation ou votre carrière.
Dans cet article, nous vous proposons un guide pas à pas pour apprendre à présenter des excuses impeccables par e-mail, et ainsi devenir un pro dans l’art de formuler une excuse.
Ne tardez pas
Le premier conseil pour apprendre à s’excuser par e-mail est de ne pas tarder.
Plus vous attendrez pour vous excuser, plus vous risquez d’aggraver la situation. Une réaction rapide montrera que vous prenez vos responsabilités et que vous avez à cœur de réparer le tort que vous avez pu causer.
Assumez votre responsabilité
Ne cherchez pas à vous dérober en avançant de fausses excuses. Cela risque même d’irriter votre interlocuteur. Vous devez assumer vos actes et exprimer clairement vos remords avec humilité et sincérité.
Présentez formellement vos excuses
La prise de responsabilité doit s’exprimer par des formules à la première personne telles que « Je vous présente mes excuses » ou « Je suis navré ».
Annoncez clairement vos remords et montrez que vous êtes conscient de l’impact de vos actes et de votre culpabilité. Reconnaître une erreur ou reconnaître ses torts est indispensable si on veut se faire pardonner.
Soyez concis, allez droit au but (notre article sur les astuces pour écrire clairement vous sera utile).
Expliquez-vous
Si les fausses excuses et les complaintes sont à bannir, il est parfois préférable d’exposer sans détour les problèmes que vous avez rencontrés afin de montrer à votre interlocuteur qu’ils sont la conséquence de circonstances exceptionnelles qui ont peu de chances de se reproduire.
D’ailleurs, si votre interlocuteur fait alors preuve d’empathie, vous pourrez même nouer un lien plus personnel avec lui.
Proposez une réparation
Expliquez les mesures que vous comptez prendre pour éviter que la situation ne se produise à nouveau. Si vous avez tendance à prendre du retard dans le traitement des commandes, expliquez par exemple que vous prévoyez l’acquisition d’une nouvelle machine afin de mieux gérer les délais.
Dans le cas d’un produit endommagé lors d’une livraison, le renvoi rapide d’un article de remplacement pourra certainement convaincre votre interlocuteur de maintenir sa confiance envers vous.
Envisagez d’autres solutions que des excuses par e-mail
Les e-mails sont très pratiques pour communiquer dans un contexte professionnel, mais, dans certains cas, demander pardon ou présenter ses excuses par e-mail peut apparaître froid ou distant.
En cas de tension ou après une dispute avec un collègue ou avec un client, il est parfois préférable de passer un appel téléphonique ou de se déplacer.
N’oubliez pas que la communication écrite est particulièrement formelle et ne conviendra pas à toutes les situations, sans compter qu’elle peut parfois être interprétée comme une manière d’éviter une confrontation directe.
Pour lever les malentendus, vous pouvez également terminer votre e-mail en proposant à votre interlocuteur de vous contacter ou de vous rencontrer.
Restez positif et constructif
Gardez à l’esprit que nous commettons tous des erreurs. Avant toute chose, l’important est donc de s’engager dans un processus d’amélioration continue et d’en faire part à la personne que vous avez fâchée. Montrez que vous êtes prêt à faire les efforts nécessaires pour réparer la situation.
Restez positif et constructif en proposant des solutions et des mesures concrètes pour éviter que la même situation ne se reproduise. Cela montre que vous vous engagez à fournir un travail de qualité et que vous savez gérer des situations difficiles.
Relisez et corrigez votre e-mail
Avant d’envoyer votre e-mail, prenez le temps de le relire attentivement pour éviter les fautes d’orthographe et de grammaire. Un e-mail mal écrit pourrait nuire à votre crédibilité et à votre professionnalisme.
N’hésitez pas à demander à un collègue ou à un ami de vous relire pour obtenir un avis extérieur et une relecture supplémentaire.
Présenter des excuses plutôt que s’excuser soi-même
En français, “s’excuser” est une faute de langage, car on ne peut pas s’excuser soi-même.
La formulation correcte est “présenter ses excuses“, et c’est à la personne qui a causé le tort de présenter ses excuses à la personne qui a été offensée ou lésée.
Présenter des excuses implique de prendre la responsabilité de ses actes, de reconnaître le tort causé, et de manifester un regret sincère. Ainsi, utiliser la formule “je m’excuse” est maladroite ou même arrogante. En effet, cela signifie que l’on s’octroie le pouvoir de se pardonner soi-même, ce qui n’est pas le cas. C’est à la fois un manque de politesse et une faute de français.
De même, “Excusez-moi” ou “Excuse-moi” est trop familier et n’a pas sa place dans un e-mail d’excuse.
Exemples concrets pour s’excuser par e-mail
Voici quelques exemples d’e-mails d’excuse dans différentes situations :
En retard pour une échéance :
Objet : Retard dans la livraison du projet X
Madame/Monsieur,
Je tiens à vous présenter mes excuses pour le retard dans la livraison du projet X. Je suis conscient(e) que cela peut causer des désagréments pour votre entreprise et je prends la pleine responsabilité de ce retard. J’ai pris des mesures pour rattraper le temps perdu et vous tiendrai informé(e) régulièrement de l’avancement du projet.
Je vous remercie de votre compréhension.
Cordialement,
[Votre nom]
Erreur dans un rapport :
Objet : Erreur dans le rapport annuel de l’entreprise
Madame/Monsieur,
Je suis navré(e) de vous informer que nous avons découvert une erreur dans le rapport annuel de l’entreprise que nous vous avons envoyé. Nous sommes conscients de l’impact que cela peut avoir sur votre confiance envers notre entreprise, et nous souhaitons vous présenter nos excuses les plus sincères. Nous avons immédiatement corrigé cette erreur et vous enverrons une version mise à jour du rapport dès que possible.
Je vous remercie de votre patience et de votre compréhension.
Cordialement,
[Votre nom]
Offense envers un collègue :
Objet : Mes excuses pour mes propos inappropriés
Madame/Monsieur,
Je tenais à vous présenter mes excuses les plus sincères pour les propos inappropriés que j’ai tenus lors de notre dernière réunion. Mes paroles ont pu vous blesser et j’assume la responsabilité de mes actes. Je tiens à vous assurer que cela ne se reproduira plus et que je ferai en sorte d’être plus respectueux à l’avenir.
Je vous remercie de votre compréhension.
Cordialement,
[Votre nom]
En conclusion, s’excuser par e-mail de manière professionnelle est tout un art.
En suivant nos recommandations et en restant positif et constructif, vous préserverez votre crédibilité et votre réputation. N’oubliez pas de relire et corriger votre e-mail avant de l’envoyer, et de proposer des solutions et des mesures concrètes pour éviter que la même situation ne se reproduise à l’avenir.
10 formules pour s’excuser par e-mail :
- Je regrette sincèrement les désagréments que mes actions ont pu causer.
- Je souhaite présenter mes excuses pour les erreurs que j’ai commises.
- Je tiens à exprimer mes regrets pour tout inconvénient causé.
- Je reconnais mon erreur et je présente mes excuses pour les désagréments causés.
- Je suis conscient(e) des conséquences de mes actions et je tiens à m’excuser.
- Je souhaite présenter mes excuses pour toute frustration ou malentendu causé.
- Je suis désolé(e) pour tout préjudice que mes actions ont pu causer.
- Je tiens à exprimer mes regrets pour tout manquement à mes obligations professionnelles.
- Je regrette profondément les inconvénients causés et je tiens à m’excuser.
- Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses.