Vous passez probablement beaucoup de temps à écrire des e-mails au travail. Mais combien d’entre eux sont vraiment efficaces ? Combien obtiennent une réponse rapide et satisfaisante de la part de votre destinataire ? Certainement pas autant que vous le voudriez ! C’est pourquoi vous devez adopter un plan d’écriture pour e-mail professionnel afin d’améliorer votre efficacité.
Dans cet article, nous allons examiner le problème de l’inefficacité des e-mails professionnels et comment le plan d’écriture peut apporter une solution efficace. Nous allons également explorer les étapes préliminaires à la rédaction d’un e-mail et les trois plans d’écriture pour un e-mail professionnel efficace. Puis, nous évoquerons la souplesse du plan d’écriture et l’importance de la clarté, de la simplicité et de la concision dans la rédaction.
Le problème de l’inefficacité des e-mails professionnels
Dans le monde du travail, les e-mails (ou mails, emails, courriels, courriers électroniques si vous préférez) sont omniprésents. Vous les utilisez chaque jour pour demander ou transmettre une information, résoudre un problème ou coordonner les tâches d’un projet.
Cependant, de nombreux e-mails professionnels ne sont pas aussi efficaces qu’ils devraient l’être.
Les e-mails mal rédigés peuvent conduire à des malentendus, des retards, des erreurs et des frustrations. Ainsi, les destinataires peuvent ne pas comprendre ce que l’émetteur veut dire et se retrouver démunis et impuissants.
C’est particulièrement le cas lorsque les e-mails sont mal organisés ou trop longs. Dès lors, ils sont souvent difficiles à lire et à comprendre, et il faut donc plus de temps au destinataire pour les traiter.
L’objectif de communication est alors raté.
Le plan d’écriture pour e-mail comme solution
Le plan d’écriture est une méthode simple et efficace pour résoudre le problème de l’inefficacité des e-mails professionnels.
En utilisant un plan d’écriture pour e-mail, vous pouvez organiser vos idées de manière claire et cohérente. De plus, cette méthode vous obligera à vous concentrer sur l’objectif de votre e-mail, ce qui vous aidera à éviter les digressions inutiles.
Les étapes préliminaires à la rédaction d’un e-mail
Avant de rédiger votre e-mail, vous devez vous poser deux questions essentielles :
1. Quel est mon objectif de mon e-mail ?
Autrement dit, pourquoi j’écris ? En effet, vous devez savoir précisément quel but vous recherchez en écrivant votre e-mail. Quel est le résultat souhaité ? Que voulez-vous obtenir comme action de la part du destinataire ?
2. Quelle est la nature de ma relation avec le destinataire ?
Est-elle symétrique ou asymétrique ? Selon que vous écrivez à un supérieur hiérarchique ou à un collègue, le ton et le style d’écriture vont différer.
Les trois plans d’écriture pour un e-mail professionnel efficace
Une fois que vous aurez répondu à ces deux questions, vous saurez pourquoi et comment écrire.
Dès lors, vous n’avez plus qu’à suivre le plan d’écriture pour e-mail qui convient à votre objectif : demander/justifier, informer/expliquer ou provoquer une action.
1. Le plan demande/justification
Utilisez-le pour demander quelque chose à votre destinataire. Il se compose de deux parties :
- la demande qui doit être exprimée clairement et dès le début, avec des formules telles que « Je vous demande » ou « Je vous saurais gré de bien vouloir ».
- la justification qui détaille pourquoi vous formulez cette demande.
Par exemple :
[Formule d’appel]
Je vous prie de bien vouloir m’adresser un devis pour 10 mètres de câble.
En effet, nous serons bientôt en rupture de stock.
[Formule de politesse]
[Votre nom]
2. Le plan information/explication
Optez pour ce plan lorsque vous voulez informer ou expliquer quelque chose à votre destinataire. Il se compose de deux parties :
- l’information qui doit être claire, concise et formulée dès le début,
- l’explication qui complète l’information avec des détails secondaires.
Par exemple :
[Formule d’appel]
J’ai bien reçu votre chèque pour le paiement des arrhes.
Il ne sera pas encaissé, sauf en cas d’annulation de dernière minute.
[Formule de politesse]
[Votre nom]
3. Le plan pour provoquer une action
Privilégiez ce plan si vous souhaitez obtenir une action de la part du destinataire. Il se compose de trois parties :
- l’élément déclencheur, c’est-à-dire l’événement ou l’information qui vous conduit à écrire,
- l’action attendue de la part du destinataire,
- le complément d’information.
Par exemple :
[Formule d’appel]
Votre chèque a été refusé par la banque.
Je vous demande de bien vouloir nous adresser un virement avant la fin du mois.
Passé ce délai, en l’absence de règlement, votre compte sera suspendu.
[Formule de politesse]
[Votre nom]
Autre exemple :
[Formule d’appel]
Les vols sont en nette progression dans notre magasin, et ce malgré l’installation des caméras de vidéosurveillance.
Je vous demande de vérifier les sacs à la sortie et de vous assurer que le dispositif fonctionne correctement.
[Formule de politesse]
[Votre nom]
La souplesse du plan d’écriture pour e-mail
Notez que le plan d’écriture est un guide qui peut être modifié pour s’adapter au contexte de communication. Vous pouvez fusionner des plans ou ajouter des parties en fonction de vos besoins.
Clarté, simplicité et concision, en plus du plan d’écriture pour e-mail
Enfin, gardez à l’esprit que la clarté et la simplicité sont les clés pour rédiger des e-mails professionnels efficaces.
Votre destinataire doit comprendre clairement votre objectif et ce que vous attendez de lui. Il est également important de rédiger des e-mails courts et concis pour éviter la confusion ou la perte d’attention de votre destinataire.
N’oubliez pas non plus les formules de politesse ou de courtoisie (Cordialement / Salutations / Bien à vous / Merci beaucoup…) et de relire attentivement votre e-mail pour éviter les fautes d’orthographe.
En conclusion, le plan d’écriture pour e-mail est une méthode simple et efficace pour améliorer l’efficacité de vos e-mails professionnels.
Avec une organisation claire et cohérente de vos idées, vous facilitez la compréhension de votre destinataire et vous évitez les malentendus et les frustrations. En gardant à l’esprit la clarté et la simplicité, vous rédigerez des e-mails professionnels efficaces qui obtiendront des résultats plus rapides et plus satisfaisants.
Au-delà de la sphère des e-mails, découvrez nos plans d’écriture pour vos écrits professionnels !
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