Eh oui, un mail professionnel doit l’être jusqu’au bout, autrement dit jusqu’à la signature de son auteur. Une signature de mail, c’est la version électronique de la carte de visite.
Dans les deux cas, l’objectif est le même : permettre à votre interlocuteur de vous contacter rapidement et sans erreur.
Elle donne à voir de votre personnalité. Autant le préciser immédiatement, une signature professionnelle est une signature :
- Sobre. Condition pour que la signature soit lisible, c’est-à-dire lue facilement par le destinataire.
- Utile. Il faut comprendre une signature avec des informations utiles pour le destinataire.
Si la signature de vos mails professionnels est normalisée, car soumise à la charte graphique de votre organisation, ce billet ne vous sera pas forcément très utile.
Pour les autres, quelques bonnes pratiques de base sont recommandées. Rien de révolutionnaire mais de quoi avoir une signature de mail, classique sans doute, voire minimaliste, mais en tout cas, lisible et sans faute de goût.
Et c’est bien là, l’essentiel.
Cas n°1 : Professionnel->Professionnel / Particulier
Vous êtes un professionnel qui écrivez un mail à un autre professionnel ou à un particulier (situation typique d’une relation commerciale).
Éléments requis au minimum :
- Identité : prénom et nom (en entier) , fonction, nom de l’entreprise.
- Coordonnées professionnelles : téléphone, adresse postale (si besoin), site web.
Notez que mettre l’adresse mail dans la signature est inutile. Etre émetteur ou destinataire d’un mail suppose que votre adresse mail est (ou va être) connue puisqu’elle apparaît en clair dans l’entête du mail.
Enrichissements possibles :
- Logo ou photo représentative (avec un lien vers le site) éventuellement accompagné d’un slogan
- Réseaux sociaux (avec lien) pour signaler votre présence sur LinkedIn, Viadeo, Twitter, Facebook, etc. Mais pas nécessairement tous !
- Partage d’un contenu (article de blog, vidéo…).
Signature mail avec coordonnées complètes et liens vers réseaux sociaux.
Cas n°2 : Particulier->Professionnel
Vous êtes un particulier qui écrivez un mail à un professionnel (situation typique des mails d’accompagnement de CV et lettre de motivation).
Dans ce cas, faites simple en créant un bloc signature avec comme informations obligatoires :
- Identité : prénom et nom (en entier).
- Coordonnées personnelles : téléphone.
Dans la plupart des cas, l’adresse postale est inutile.
Enrichissements possibles :
- Réseaux sociaux pour signaler votre présence si cela a un sens pour votre destinataire (par exemple, icône LinkedIn ou Viadeo pour un mail à un recruteur : oui ; pour une demande de devis à une entreprise : non).
- Partage d’un contenu (article de blog, vidéo, …), si cela a un sens pour vous (partager une idée, démontrer une expertise) ou votre interlocuteur.
La notion de « si cela a un sens » est importante. Une signature de mail professionnelle, comme tout écrit utilitaire, se construit en fonction d’une situation de communication spécifique.
Cas n°3 : Particulier ->Particulier
Vous êtes un particulier qui écrivez un mail à un autre particulier.
Là, c’est simple : faites comme vous le sentez ! Tout est possible, s’agissant de correspondance privée.
D’ailleurs, rien ne vous oblige à signer un mail privé. Vous pouvez tout à fait considérer que votre adresse mail sous la forme prenom.nom@xxxx.com (voire surnom@xxx.com) en dit suffisamment sur votre identité.
Vous pouvez aussi signer uniquement avec votre prénom ou vos initiales, alors que dans un mail professionnel, la formule prénom suivi du nom est à adopter.
Signature de mail : ce qu’il faut retenir
Une signature de mail est :
- courte : 3 à 5 lignes idéalement, plus un logo éventuellement. Cette brièveté est logique puisque par essence le mail est fait pour les correspondances rapides (sinon, mieux vaut choisir un autre média, voir l’article « Quel plan d’écriture pour un mail efficace »).
- en une ou deux couleurs : pas plus. Trop de couleurs font très souvent mauvais effet auprès de votre correspondant.
- avec une seule police de caractère de préférence. Deux, maximum.
Le choix le plus sûr sont celles qu’on appelle les polices système (c’est-à-dire qu’elles qui sont présentes, par défaut, sur un ordinateur, quel que soit son système : Windows, Mac, Linux, …) : arial, helvetica, verdana.
Ce qui élimine les polices plus originales : elles ne seront sans doute pas « lues » par l’ordinateur de votre destinataire.
Exemple :
- en revanche, vous pouvez hiérarchiser vos informations en jouant sur la taille et la graisse de la police.
- des icônes de réseaux sociaux si leur présence répond à un de vos objectifs de communication. Par exemple, un lien vers une page Linkedin dans un mail de réponse à une offre d’emploi.
- avec une image ? Pas nécessairement.
Même si, en fonction de votre objectif de communication, cela peut être un vrai plus. En effet, notre mémoire d’humain est ainsi faite que l’on garde plus facilement en mémoire les images que les textes.
Cependant, si vous optez pour l’insertion d’une image, testez bien la réception de vos mails auprès de différentes messageries.
En effet, voici ce que pourrait recevoir votre destinataire :
Pensez Smartphone
La grande majorité des mails sont lus sur des smartphones.
Conséquence : mieux vaut opter une polices de caractère facile à lire (plutôt choisir celles dites dans serif) et choisir une taille de caractère comprise entre un corps 11 minimum et un corps 14 maximum.
Besoin de pistes pour une mise en page professionnelle, valable pour tous types de supports écrits ? Jetez un œil à « 7 conseils de mise en page réussie »).
Voilà. Il ne vous reste plus qu’à créer votre signature ou vos signatures (une pour vos mails personnels et une autre pour vos mails professionnels).
Pour ce qui est du paramétrage qui va automatiser l’insertion de votre signature dans vos mails, le Guide des messageries d’Arobase pourra vous aider (Arobase.org est un site indépendant dédié à la messagerie électronique).
