Que ce soit pour la rédaction d’un rapport, d’un e-mail, d’une note de synthèse ou d’un compte-rendu, une stratégie d’écriture est un atout pour gagner du temps et de la productivité.
En effet, les exigences liées à la production d’un texte professionnel peuvent provoquer une surcharge cognitive pour le rédacteur. Il doit en même temps structurer ses idées, choisir les bons mots, éviter les fautes d’orthographe et de ponctuation, tout en veillant à respecter les codes de la communication écrite professionnelle. Face à tant de contraintes, l’angoisse de la page blanche peut vite prendre le dessus !
Pour écrire efficacement tout en ménageant vos efforts, vous devez adopter une stratégie d’écriture en 3 étapes : élaboration du message, rédaction du texte et relecture.
1. L’élaboration du message : savoir quoi dire et à qui
Avant de commencer à rédiger, posez-vous les bonnes questions : À qui s’adresse mon message ? Dans quel but écrire ?
Répondre à ces deux questions permet de recenser les informations utiles, c’est-à-dire celles dont le lecteur a besoin pour comprendre l’objet de votre message. Une fois le besoin cerné, il convient de rassembler ce que l’on sait sur la question en activant ses propres connaissances, puis en recherchant plus loin si nécessaire. Durant cette phase, vous devez réunir et trier les informations. Gardez en tête que cette collecte se focalise sur le destinataire qui recevra le message. En conséquence, il convient d’éliminer les informations inutiles.
La tâche suivante consiste à organiser et hiérarchiser ces données dans un plan. La structure du plan doit être logique et cohérente afin d’assurer une communication efficace du message.
Un plan de rédaction bien ficelé permet d’élaborer un contenu clair et précis, et améliore ainsi la qualité de l’écrit.
2. La rédaction : la mise en mots du message
La rédaction consiste à traduire les idées du plan en un texte cohérent, clair et concis. Pour y parvenir, portez une attention particulière au choix des mots, à la syntaxe des phrases, à l’organisation du texte ainsi qu’aux mots de liaison.
L’utilisation d’un vocabulaire précis et adapté au contexte permet de donner une crédibilité à l’ensemble du texte et de transmettre efficacement les idées développées. La syntaxe des phrases doit être travaillée de façon à éviter les lourdeurs et les répétitions, tout en maintenant une fluidité dans la lecture.
Par ailleurs, vous devez veiller à l’organisation du texte, en respectant les règles de la communication écrite professionnelle. L’ensemble du texte doit être équilibré, chaque paragraphe ne doit contenir qu’une seule idée et les transitions entre les différents paragraphes doivent être soigneusement choisies.
Enfin, la forme du texte doit être en adéquation avec les attentes du lecteur et respecter une présentation soignée. Cette exigence de qualité est d’autant plus importante dans un contexte professionnel. En effet, la crédibilité de l’auteur peut être remise en question en cas d’erreur ou d’imprécision.
3. La relecture : la touche finale de votre écrit
La relecture est la phase de vérification et de correction du texte rédigé.
Relire attentivement le texte consiste à vérifier la pertinence des idées, la clarté de l’expression écrite et la qualité de l’écriture. Pour ce faire, il est recommandé de laisser reposer le texte un certain temps. Ainsi, vous pourrez vous replonger dans son contenu avec un regard neuf et critique.
Durant cette phase de relecture, vérifiez avec soin les conventions d’écriture telles que la grammaire, la conjugaison, l’orthographe et la ponctuation. Pour plus d’efficacité, faites relire par un collègue ou un ami, et utilisez des outils de correction orthographique et grammaticale.
Cette phase de relecture et de correction doit être répétée plusieurs fois pour s’assurer de la qualité de l’écrit professionnel.
Attention, cette révision du texte n’est pas une simple chasse aux erreurs. Elle consiste également à alléger le contenu du texte des lourdeurs et des tournures complexes. Simplifiez chaque phrase en limitant chacune à une seule idée.
La concision, tout comme l’emploi de mots simples, doit prévaloir. Nul besoin d’être un formateur ou une formatrice en rédactions professionnelles pour savoir que les phrases courtes vont droit au but. Elles sont aussi plus faciles à comprendre et à mémoriser pour le lecteur.
Outre la relecture et la réécriture éventuelle, portez aussi votre attention sur la mise en page. Votre production écrite gagnera ainsi en structuration et en lisibilité.
Une stratégie d’écriture à transformer en habitude
Savoir organiser ses idées et savoir rédiger constituent un défi de taille. Cela réclame une approche méthodique puis une mise en pratique.
La stratégie d’écriture en 3 étapes exploite avantageusement les capacités de notre cerveau. L’attention se porte successivement sur l’élaboration du message, la rédaction du texte et la relecture.
Chacune de ces étapes contient son propre déroulé et ses exigences particulières.
Avec un peu de pratique pour se perfectionner, cette stratégie peut vite devenir un automatisme. Si vous y parvenez, vous réussirez à gagner du temps et à augmenter votre productivité, tout en améliorant vos qualités rédactionnelles.
Pour aller plus loin, ne manquez pas notre article sur les plans d’écriture !
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