Comment bien écrire une lettre professionnelle ?

Bien écrire une lettre professionnelle est essentiel dans le monde du travail. Même si le courriel (e-mail) la remplace de plus en plus, la lettre professionnelle reste un support très important pour les échanges de l’entreprise avec ses différents environnements.

Alors autant ne pas la rater.

La lettre professionnelle :  une forme normalisée…

  • Une lettre est toujours conventionnelle dans sa forme : une feuille de format A4, un fond blanc (oublier les lignes ou la couleur), format à l’italienne.
  • Une lettre comporte obligatoirement les coordonnées de l’expéditeur, celles du destinataire, la date et lieu de rédaction.
  • Il est recommandé d’y faire figurer un objet (résumé en deux ou trois mots du motif de la lettre), éventuellement une référence (pour l’archivage), le nom du responsable du dossier (notamment s’il est différent du destinataire, ce qui est assez courant avec les administrations).
  • Une lettre professionnelle s’adresse à une personne au sein d’une organisation. Si on ne connaît pas le nom de la personne, on s’adresse à la fonction de cette personne : Mme la Directrice, M. le Chargé de Mission.
    On commence la lettre par un titre de civilité Madame ou Monsieur ou si on ne sait pas Madame, Monsieur. Si le destinataire a un titre particulier, il est d’usage de le mentionner : Madame la Maire, Monsieur le Directeur général, Madame la Députée
  • Une lettre professionnelle se termine toujours une formule de politesse. Celle-ci doit reprendre la civilité utilisée en début de lettre.
  • Une lettre professionnelle est toujours signée. La signature manuscrite (ou scannée) est apposée au-dessous du nom et de la fonction du rédacteur. Le bloc signature est placé plutôt à gauche.
  • On peut y faire figurer des pièces jointes (P.J. :). À noter que leur énumération sera la preuve que les documents nécessaires avaient été joints au courrier.
  • L’organisation de l’espace de la lettre est normalisée (cf. ci-dessous).

 

Bien écrire au travail : comment écrire un courrier ou une lettre ?
Quelques recommandations pour bien écrire une lettre professionnelle.

… et des exigences de fond

Au-delà de la forme, une lettre professionnelle a des exigences de fond. La plus importante d’entre-elles : une lettre professionnelle doit traiter d’un sujet spécifique. Ainsi,  elle comprend uniquement les informations nécessaires au traitement de ce sujet. N’oubliez jamais : ce qui est hors sujet est inutile et n’a donc n’a pas à être écrit.
Elle doit être compréhensible, c’est-à-dire facile à comprendre, sans risque de doute ou d’interprétation de votre lecteur.

 

Une construction standard

Une construction standard, c’est une introduction puis un développement et enfin une conclusion.

  • Une introduction permet de resituer le contexte, de rappeler les faits et de préparer le lecteur au contenu du message. Il pourra s’agir :
    – D’une présentation succincte du motif de la lettre.
    – D’un accusé réception de documents ou de messages (cas d’un courrier de réponse).
    – D’un rappel des faits qui motivent la lettre.
    A noter qu’il vaut mieux éviter de commencer une lettre par  » Je « .
  • Le développement expose les différents points relatifs au problème exposé. C’est le cœur de votre message.
    Un message répond à un but précis
    (un enjeu). Ainsi, en tant que rédacteur, vous avez quelque chose à demander, à proposer, à rapporter, à expliquer à un destinataire. Parfois, ces objectifs sont combinés.
    Les idées sont hiérarchisées de façon logique (si besoin chronologique) pour que le lecteur ait les informations nécessaires à la bonne compréhension de votre message.
    On peut s’aider pour cela du questionnement de Quintilien : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Pourquoi ?.
    Enfin, vous devez veiller à rester factuel (exactitude des faits) et rigoureux dans les arguments que vous avancez.
  • La conclusion intervient quand le message à faire passer est terminé. Elle est brève et s’articule autour d’une phrase de transition de type « nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire » puis de la formule de politesse. La formule de politesse met fin à la communication écrite.

 

A bon entendeur…

Être signataire d’une lettre professionnelle en dit long sur votre image, ou celle de l’entreprise que vous représentez. Donc, un style rédactionnel sans originalité passera toujours mieux que des fautes d’orthographe ou une syntaxe approximative.

La dernière fois que vous avez du rédiger une lettre professionnelle,  à quelles difficultés avez-vous été confronté ?

12 commentaires

  1. Ali

    Je me permets quand même une remarque : vous promouvez le bien-écrire français, mais je constate qu’il y a plein de mots anglais sur votre blog. Dommage ! J’ai aussi noté quelques problèmes de guillemets.
    Bon, je vous l’accorde, je suis un peu rabat-joie (j’assume !) car vos contenus sont vraiment intéressants.

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    • Bonsoir Ali.
      Je ne peux que souscrire à vos propos. Le modèle de blog que j’utilise est anglo-saxon. Je n’ai pas encore trouvé le moyen de le franciser … mais j’y travaille. Quant aux guillemets, c’est un peu pareil : je n’ai pas trouvé de solution pour y remédier.
      Au plaisir de vous revoir sur mon blog !

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  2. Bin

    Bonsoir,

    Votre site est très intéressant et plein de bons conseils, merci ! Je me permets cependant de vous adresser quelques remarques concernant cet article et plus précisément la lettre exemple.
    Lorsqu’on s’adresse à une entreprise et non à une personne en particulier (à l’attention de …), le titre de civilité doit être Messieurs, ou Madame, Monsieur (et non pas Monsieur).
    D’autre part il faut éviter de commencer une phrase par un participe présent. Cela crée souvent des maladresses grammaticales : dans votre formule de politesse, « Restant » signifie : nous restons, donc première personne du pluriel ; « veuillez agréer » qui suit est à la deuxième personne du pluriel. Il y a donc là une incohérence. J’aimerais avoir votre avis sur ces remarques. Merci encore pour la richesse de votre site. Très cordialement.

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    • Bonsoir,
      Je trouve vos remarques tout à fait pertinentes.
      – Messieurs ou Mesdames (?) ou Madame, Monsieur quand on s’adresse à une entreprise : vous avez raison.
      – L’usage du participe présent en début de phrase est effectivement à éviter et à remplacer par une phrase du type « Nous restons à votre disposition…. »
      Mais là où je ne vous suis plus, c’est avec la formule « veuillez agréer… ». Je ne comprends pas pourquoi l’usage d’un impératif à la deuxième personne ne va pas. Comment rester cohérent sauf à écrire « Nous vous prions d’agréer… » ?
      Au plaisir de vous lire,

      Sophie

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  3. Ghislain KIDI

    je vous remercie pour votre conseil et grâce à vous , je pourrai rédiger une lettre professionnelle .

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    • Mille mercis pour ce commentaire qui est un formidable encouragement pour moi.

      Sophie

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  4. Houda

    Merci beaucoup pour ces mémos. Ils m aident dans mon apprentissage de la rédaction professionnelle.

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  5. Bernie

    Bonjour,

    Et merci pour vos explications.
    J’ai juste une remarque concernant le format « à l’italienne ». Ne s’agirait-il pas plutôt de « à la française », les deux étant plus connus respectivement comme « paysage » et « portrait » ?
    Cordialement

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    • Bonjour,
      Désolée de vous répondre avec tant de retard, mais j’ai au quelques soucis personnels.
      Pour répondre à votre question :
      – « à la française » = portrait = sens du document dans la hauteur.
      – « à l’italienne » = paysage = sens du document dans la largeur.
      En espérant que cela sera plus clair.
      Sophie

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  6. Pierre jeff

    Bonjour j’aimerais est-ce qu’une personne morale peut parapher une lettre ? Pour être plus claire si un groupe décide de signer est-ce qu’on peut pas parapher le nom du groupe ou c’est obligatoirement une personne representant le groupe qui doit signer

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  7. bonjour, je viens de recevoir correspondance très choquante ci-dessous et je souhaite connaitre vos commentaires d’expert en la matière:

    Bonjour,

    Je vais me permettre d’intervenir sur ce dossier. Vous remarquerez au passage la patience dont nous avons fait preuve depuis le 19 septembre. Nous avons à cette date modifié la facture pour répondre à vos souhaits et nous attendons depuis le paiement soit 5,5 mois. Et pourtant vous nous avez apporté un éclairci le 9 décembre en indiquant, je reprends vos propos, « Nous vous informons que la procédure de paiement est en cours, vue que c’est une importation de bien immatériel les démarches administratives sont complexes mais en bonne voie. ». Cela fait 3 mois que la procédure de paiement est en cours…il s’est peut-être perdu ou noyé dans la Méditerranée ? Ou peut-être agresser par un troupeau de sanglier en arrivant en Auvergne ? Allez savoir ce qu’il peut arriver à un paiement de nos jours, une mise en quatorzaine pour cause de Coronaro virus ? Soyez sérieux dans vos dires et arrêtez de vous moquez de nous !

    Un petit rappel. Depuis plusieurs années nous demandons à nos « futurs » clients de certains pays (hors EU et surtout Afrique) de payer l’ensemble des produits et services commandés chez nous avant livraison. Cette mesure n’est pas un caprice mais une protection. En effet certaines sociétés de ces zones géographiques non jamais payées les factures malgré le fait que les produits et services aient été livrés. En gros nous nous sommes faits arnaquer, voler de plusieurs dizaines de milliers d’euros. Depuis nous nous protégeons et malgré cela nous avons encore eu à faire à des sociétés « malhonnêtes » qui ne respectent pas leur engagements mais cette fois-ci nous n’avons effectuer aucun travail.

    Je vous pose donc une question simple : dans quelle catégorie votre société se positionne-t-elle ? Honnête ou malhonnête ?

     Les faits et seuls les faits permettrons de répondre rapidement à cette question et pour vous aider je vous propose (oblige) à respecter les conditions suivantes. Nous sommes le 11 mars, le délai de mise en isolement pour cause de Coronaro virus est de 14 jours, donc je vous laisse jusqu’au 26 mars pour que le paiement soit effectif sur notre compte bancaire et dans son intégralité soit 6847,40 € au centime prés et sans aucun frais de change. Je vous fait cadeau de la plusieurs centaine d’euros de frais et intérêt de retard de paiement. Trop sympas !

    Dans la négative, la réponse à la question sera donc malhonnête, nous considérerons votre commande et donc la facture comme annulée. Vous n’aurez d’aucune aucun droit de posséder le logiciel et/ou tout autre documents y afférant. Je vous demanderai une preuve que le logiciel n’est pas installé et pas utilisée dans votre entreprise. Je vous rappelle qu’Optimu est une marque internationale et est un logiciel protégé par les conventions internationales sur la propriété intellectuelle. Et par conséquent nous pouvons transmettre le dossier à notre conseil en propriété intellectuel qui se fera un plaisir de le traiter dignement. Et il travaille plutôt bien car il a enregistré ces dernières années de beaux succès qui représente une source de profit très intéressante.

     J’espère que l’issue sera positive et que la réponse à la question sera « Honnête »… mais cela ne dépend que de vous.

    Si vous le souhaitez nous pouvons en parler de vive voix.

     Bonne journée.

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