Savez-vous quelles sont les différences de rédaction entre une lettre et un e-mail professionnel ?
Entre ces deux écrits professionnels, il y a deux différences essentielles :
- Une différence de forme.
- Une différence de structuration de texte.
En revanche, il doit être précisé d’ores et déjà qu’il existe toutefois deux points communs entre ces deux types d’écrits, qui seront développés par la suite :
- Une rédaction dans un style professionnel.
- Le respect de l’orthographe, autant lexicale que grammaticale.
Au fil des années, l’e-mail est devenu incontournable dans le fonctionnement des entreprises au quotidien. Et pour cause ! L’e-mail est tout à fait adapté pour la majorité des situations professionnelles, dès qu’il s’agit d’échanger des informations et ou des documents. Sa facilité d’écriture (apparente), sa rapidité de diffusion, son caractère synthétique et bref permet à tous les acteurs de l’entreprise de transmettre des d’informations de toutes sortes en toute facilité et simplicité. De plus, l’e-mail présente l’avantage de pouvoir être lu sous toute forme de supports : ordinateur, smartphone, tablette.
Cela dit, l’antique lettre n’a pas pour autant disparu. Par nature, rédigée dans un style formel, elle a une fonction très officielle. Ainsi, pour tous les sujets d’importance, un bref e-mail est très souvent doublé d’une lettre plus longue et circonstanciée. Aussi, le fait d’envoyer une lettre et non un e-mail démontre l’intention de l’émetteur, de marquer ou signifier quelque chose de particulier. Il est même certain cas où l’e-mail est inenvisageable, soit par respect pour l’interlocuteur, soit pour des raisons d’image ou encore pour des raisons juridiques. La lettre reste le support d’excellence de tous les échanges officiels, ou en tout cas, de ceux dont il faut garder une trace (sous-entendu : et être produits en justice).
Une différence de forme
Cet aspect des différentes formes ne sera pas développé dans cet article. Si ce sujet vous intéresse particulièrement, vous pouvez lire « Comment remplir correctement les rubriques d’entête d’un mail ? », et également « Comment bien écrire une lettre professionnelle ? ».
Ce qu’il faut retenir est que la principale différence de style est le formalisme de la lettre par rapport au mail professionnel. Une lettre est toujours extrêmement codifiée avec :
- Un titre de civilité adapté.
- Un rappel de ce qui motive la lettre (réception d’une lettre, conversation téléphonique…) avec des précisions de type date, ou références de documents.
- La conclusion, inexistante dans un mail, mais nécessaire dans une lettre où elle résume le contenu de la lettre, adresse des remerciements ou rappelle le résultat attendu. La conclusion est toujours séparée de la formule de politesse.
- La formule de politesse : si « cordialement » ou « salutations », avec un certain nombre de variantes, suffisent pour un e-mail, c’est un peu plus compliqué dans une lettre. Car dans une lettre, il y a des formules de politesse type à respecter en fonction de la nature de votre relation avec le destinataire de votre courrier.
- À noter également que dans une lettre, on trouve très fréquemment les références du destinataire, ainsi que les références de l’émetteur.
En outre, dans un e-mail professionnel, le corps du message va à l’essentiel, c’est pourquoi, un e-mail est généralement fait de phrases courtes et simplement construites. En revanche, pour une lettre, la rédaction est plus soignée. Les phrases sont plus longues, avec des idées organisées sous forme de paragraphes. Chacun des paragraphes étant reliés par des mots de liaison.
Une différence de structuration de texte
La structuration du texte, c’est le plan d’écriture que l’on suit. C’est sans doute la différence la plus importante.
La lettre professionnelle
La majorité des corps des lettres professionnelles suit le même plan chronologique : passé / présent / futur. Ainsi :
- Le premier paragraphe est un retour vers le passé la situation. C’est un rappel synthétique des faits à l’origine de la rédaction de la lettre. À noter que l’action décrite se situe dans le passé, mais que le texte n’est pas forcément rédigé un temps du passé.
- Le deuxième paragraphe fait le point sur la situation présente. C’est la raison de la lettre. Le plus souvent, il s’agira d’une présentation, une explication ou d’une justification. À noter que le texte n’est pas toujours rédigé au présent.
- Le troisième paragraphe se veut une projection dans le futur. Il énonce les répercussions de la situation. Cela peut être le résultat d’une action ou une demande d’action. Le texte est au présent, au futur ou au conditionnel selon le cas.
Ces trois paragraphes sont idéalement suivis d’une formule de conclusion et impérativement d’une formule de politesse.
- Exemple :
L’e-mail professionnel
Le schéma de rédaction d’un e-mail est plus synthétique que celui d’une lettre. Il n’y a plus de déroulé chronologique mais plutôt une organisation des contenus de façon thématique.
La méthodologie décrite ici est celle de Michelle Fayet dans son ouvrage « Modèles types de lettres et courriers électroniques ».
Dans un e-mail professionnel, on trouve toujours :
- L’énoncé d’un problème ou d’un besoin.
- Une action (soit que l’on demande quelque chose soit que l’on informe d’une action réalisée).
- Des informations complémentaires utiles pour le destinataire.
C’est l’ordre d’apparition dans le corps du mail qui varie. Cet ordre varie en fonction de l’intention de communication de l’émetteur (on y revient : un mail professionnel, c’est un acte de communication. Voir l’article « Un écrit de travail, c’est de la communication ! »)
Un e-mail professionnel se rédige en fonction de l’intention de communication
Ainsi, le plan du mail à adopter se sera en fonction de la situation.
Que voulez-vous faire ?
- Énoncer ou de signifier un problème ?
- Demander ou proposer une action particulière à votre destinataire ?
- Transmettre une information ?
Premier cas
Vous voulez faire part d’un problème ou bien exprimer un besoin.
Le plan classique de l’e-mail est alors :
- L’énoncé du problème.
- L’action demandée.
- Une justification éventuelle ou bien une information complémentaire.
- Exemple d’un e-mail professionnel centré sur un problème :
Deuxième cas
Vous attendez une action de votre destinataire, vous lui demandez quelque chose de particulier. Le plan est alors :
- L’action demandée (ou l’action réalisée).
- La justification de cette action.
- Les répercussions ou conséquences de cette action.
Ce dernier point n’existe pas toujours. Cependant afin de bien faire passer un message, il est toujours judicieux de contexte de celui-ci. Cela restait la meilleure façon pour que les personnes auxquelles ce message est destiné se l’approprient. - Exemple d’un e-mail professionnel centré sur l’action (mais qui ne dit rien des répercussions):
Troisième cas
Vous voulez transmettre ou diffuser une information. Le plan est alors :
- Transmission d’informations.
- Explication.
- Conséquences (éventuellement).
Ce type de message est typiquement celui que l’on envoie à plusieurs destinataires en même temps pour que tous aient le même niveau d’information. Là encore, il est souvent important de donner une explication afin de permettre de mieux comprendre le sens de l’information.
- Exemple d’un e-mail professionnel centré sur la transmission d’information :
Autres cas
Ce sont des e-mails qui combinent les intentions. Par exemple, ci-dessous un e-mail professionnel qui donne une information et qui appelle aussi les destinataires à l’action.
Et pour conclure, les points communs entre l’e-mail et la lettre : style professionnel et orthographe
E-mail et lettre doivent être rédigés dans un style professionnel.
Un style professionnel est :
- Clair, il ne doit pas laisser de place au doute.
- Lisible facilement (fluide) et compréhensible immédiatement. Pour mémoire, être bien compris de son destinataire est la responsabilité du rédacteur. Le destinataire ne doit jamais faire d’efforts particuliers pour comprendre ce que le rédacteur a écrit.
- Concis et sobre, c’est-à-dire sans effet littéraire (pas de marques de créativité, pas de tournures stylistiques « originales »).
- Neutre (pas d’interpellation de l’interlocuteur, notamment à l’aide de questions, pas de point d’exclamation, pas d’émoticônes, et de l’humour avec beaucoup beaucoup de modération)
- Soigné dans la présentation.
Quant à l’orthographe, il faut veiller à ce qu’elle soit irréprochable (autant que faire se peut). On oublie trop souvent que les fautes d’orthographe ont un impact négatif sur la crédibilité et le professionnalisme de celui qui les commet.
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