Le mail est une façon de communiquer d’une extraordinaire simplicité, rapidité et efficacité. Il est devenu le moyen le plus couramment employé pour les échanges professionnels en tous genres. Parce que le mail (ou email ou courriel) est moins formel que la lettre, on oublie parfois qu’il doit respecter un certain nombre de règles d’usage.
Ainsi même si le style d’un mail est plus convivial, voire plus léger, que celui d’une lettre professionnelle, il n’en reste pas moins un écrit de travail. C’est pourquoi, il doit respecter certaines règles de rédaction.
La règle la plus importante est toujours la même en termes d’écrits de travail : c’est le « profil » du destinataire qui détermine les choix rédactionnels.
L’objet du mail : de 5 à 7 mots maximum
L’objet est le texte que lira en premier votre destinataire. Et pour cause, c’est la seule ligne qui apparaît quand on ouvre sa messagerie !
L’objet est donc à soigner. Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but du courriel (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Il doit permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit.
Idéalement, l’objet du mail est :
- Une phrase nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué) ;
- Une phrase sans article (un/une, le/la, les) ;
- Une phrase sans mots de liaison ;
- Une phrase de 5 à 7 mots (un ou deux mots sont insuffisants).
Exemples :
« demande d’informations »
« compte rendu du séminaire des cadres »
« candidature pour un stage »
« annulation de la formation sécurité du 23 mars »
« invitation aux Portes Ouvertes du 6 juin 2016 »
« demain : coupure informatique de 8h à 10h00 »
À noter :
- Les mails sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables ;
- Un mail n’a qu’un seul objet.
Comment commence-t-on un mail ?
En d’autres termes, quelle formule d’appel choisir ? La formule d’appel, ce sont les premiers mots du courriel, ceux qui permettent la prise de contact avec le destinataire.
La formule dépend :
- De sa relation avec la ou les personnes l’émetteur connaît-il le/les destinataire (s) ? Si oui, un peu ? Beaucoup ? Pas du tout ?).
- De la situation de communication : celle-ci se situe dans un contexte qui pourra aller de très formel (administration, hiérarchie) à informel (collègues proches).
Exemples :
Bonjour Marie (lorsqu’on s’adresse à une collègue de travail)
Bonjour Madame (lorsqu’on s’adresse à une cliente)
Madame la Directrice (lorsqu’on s’adresse à un supérieur hiérarchique)
Madame/Monsieur (lorsqu’on s’adresse à quelqu’un dont on ne connait ni le nom, ni le titre)
Évidemment avec un collègue ami, le style du mail sera souvent proche de celui de l’expression orale : « Salut, toi ! ».
Après la formule d’appel, il y a la première phrase du mail. Celle-ci doit avoir un lien évident avec l’objet du mail.
- Si le mail est un premier contact avec votre destinataire :
Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …
Vous trouverez ci-joint un CV et une lettre de motivation* …
Si vous pensez que ce n’est pas possible, commencez simplement par « je + verbe au présent » :
Je vous prie de bien vouloir (…)
Je souhaite recevoir des informations (…)
Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation* (…)
- Le mail s’inscrit dans une relation déjà existante avec votre destinataire :
Comme convenu lors de notre rencontre, (…)
Pour faire suite à notre entretien, (…)
Lors de nos derniers échanges, (…)
*Des exemples complémentaires pour le cas particulier du mail de candidature sont disponibles sur le site Cadremploi.fr.
Le corps du mail : une pyramide inversée
Un plan en pyramide inversée consiste à commencer son texte par l’information principale du message. L’information principale est souvent une reprise de l’objet du courriel. Les autres informations apparaîtront ensuite par ordre décroissant d’importance. Pourquoi ? Parce que la première partie d’une phrase est mieux lue que ce qui suit. Ainsi dans une phrase de 40 mots, on retient 30 % de la première partie et… quasiment rien de la seconde !
Pour ce qui concerne la rédaction, le principe à retenir est un paragraphe par idée secondaire, avec maximum quatre paragraphes pour un même mail. Un paragraphe compte 3 à 4 lignes.
Le mail doit être rédigé :
- Avec des phrases courtes.
- Avec des phrases reliées entre-elles par des mots de liaison.
- Avec des phrases rédigées dans un langage courant et professionnel : éviter le jargon et la terminologie trop technique sauf si vous êtes certain d’être « sur la même longueur d’onde » que votre destinataire.
Comment finit-on un mail ?
La formule de politesse est-elle nécessaire dans un mail ? Eh oui ! Il est important, tout comme pour la rédaction d’une lettre professionnelle, d’inclure une brève formule de courtoisie à la fin du mail. L’oublier pourrait être perçu comme un manque avéré de politesse.
La formule est à adapter à la qualité de son destinataire et au contexte de l’échange (plus ou moins formel).
Ainsi, si « Bonne fin de journée ! » veut finir le mail à un collègue, un « Sincères salutations » ou « Au plaisir de vous revoir » seront plus appropriés pour un mail destiné à un supérieur hiérarchique ou à un client (plus d’exemples à la fin de ce billet).
Les formules cordiales de type « salut », « bises », « amitiés », « à plus », « à + », « @ plus » sont exclusivement à réserver aux personnes que l’on connaît particulièrement bien.
| Situations de communication | Formules d’appel | Formules de courtoisie |
|---|---|---|
| Relation formelle avec une personne dont vous connaissez le titre (supérieur hiérarchique par exemple) | Madame la Directrice, Monsieur le Président, | Respectueusement. Salutations respectueuses. |
| Relation formelle avec quelqu’un que l’on ne connaît pas (une institution ou une administration par exemple) | Madame, Monsieur, Bonjour Monsieur, | Respectueusement. Salutations respectueuses. |
| Relation formelle dans un cadre professionnel avec quelqu’un dont on connaît le nom | Madame XX, Monsieur YY, Cher Monsieur, Chère Madame, | Salutations distinguées. [pour un premier échange de mail] Sincères salutations. Cordiales salutations. [lorsque ce n’est plus votre premier échange d’e-mail] |
| Relation impersonnelle | Bonjour, | Cordialement. |
| Relation informelle (entre collègues assez proches par exemple) | Bonjour Anatole, Anatole, Hello, Coucou, | Cordialement. Bien cordialement. Très cordialement. Amicalement. Bien à toi. [« Bien à toi » est à utiliser lorsqu’on connaît bien le destinataire] |
| À un groupe | Chers collaborateurs, Bonjour, Bonjour à tous, | Cordialement. |
La signature
En général, en contexte professionnel, les logiciels de courrier électronique sont paramétrés pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin des courriels.
Si ce n’est pas le cas, votre signature doit comprendre vos prénom et le nom, ainsi qu’un numéro de téléphone.
Et pour finir…
On ne le dira jamais assez :
- Attention à l’orthographe et à la syntaxe de vos mails. Même si un mail est moins formel qu’une lettre, il doit en respecter les règles.
- Éviter les mails rédigés en majuscules : selon la Nétiquette, les majuscules correspondent à des propos hurlés (et donc totalement inadaptés dans un contexte de travail).
- Les points d’exclamation, d’interrogation et de suspension doivent être utilisés selon les règles traditionnelles de la ponctuation. Les « !!!!! » ou « ??!!! » communiquent vos émotions. D’ailleurs, ils sont souvent remplacés par des émoticônes (ou smileys), ou par les signes =) ou -( qui sont tout aussi inadaptés en milieu de travail.
- Éviter le soulignement : les termes soulignés sont à réserver aux hyperliens.
- Oubliez le « CDLT » pour cordialement ou « SLT » pour salutations sauf avec des personnes que vous connaissez vraiment (mais vraiment) très bien. Pour les autres, cela pourra être perçu comme une marque d’impolitesse.
- Et enfin (surtout ?), relire le message et vérifier le/les destinataire(s) avant de cliquer sur « envoyer« .
En bonus, le parfait exemple d’un mail raté
Si vous souhaitez rater votre communication par mail, voici quelques astuces (ironique) :
- un corps de texte trop long : au moins 3 pages de préférence avec une police non standard, des petits caractères et aucun saut de ligne,
- un objet confusant : mêler plusieurs sujets dans l’objet, au lieu d’un seul.
- un objectif de communication raté : placer la partie du message la plus importante (celle qui doit avoir un effet sur le comportement des destinataires) dans le « ventre mou » ou à la fin du mail.
Pour aller plus loin sur ce sujet :
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